18 mars 2014 | Québec
Comprendre pourquoi les quantités enregistrées dans un système doivent correspondre aux marchandises réellement disponibles
Une organisation peut disposer de logiciels capables d’indiquer le nombre d’unités d’un produit à stocker. Mais les données enregistrées ne correspondent pas nécessairement exactement à ce qui se trouve physiquement dans l’entrepôt.
Comparer l’inventaire physique et l’inventaire du système permet de repérer ces écarts et de disposer d’informations plus fiables pour la gestion des stocks.
Dans le programme de Gestion de l’approvisionnement – LCA.FL du Collège CDI : cette comparaison fait partie des notions abordées dans le cours de Gestion de la logistique. Elle s’inscrit dans un ensemble d’apprentissages portant également sur l’entreposage, la réception, la manutention et l’optimisation des opérations logistiques.
Qu’est-ce qu’un inventaire physique?
L’inventaire physique correspond aux marchandises réellement présentes dans un lieu donné.
Pour connaître cette quantité, il faut vérifier ce qui se trouve effectivement dans l’entrepôt ou l’espace de stockage.
Cette opération permet d’obtenir une représentation fidèle de la réalité sur le terrain à un moment précis.
Elle est directement liée à l’organisation de l’entrepôt puisque les marchandises doivent pouvoir être repérées et comptées. Le programme aborde justement l’organisation de l’entreposage, la préparation des commandes, la réception et divers aspects de la manutention dans ses cours consacrés aux stocks et à la logistique.
Qu’est-ce qu’un inventaire système?
L’inventaire système correspond aux quantités enregistrées dans l’outil informatique utilisé pour suivre les stocks.
Ces données permettent de déterminer ce qui devrait être disponible en fonction des informations saisies et des éléments enregistrés.
Le programme accorde une place importante à cette dimension technologique. Le cours Outils technologiques en approvisionnement aborde notamment les bases de données, les logiciels spécialisés et les systèmes ERP utilisés pour organiser et interpréter l’information.
L’inventaire système devient ainsi une source d’information susceptible de soutenir diverses décisions d’approvisionnement.
Mais cette information n’est véritablement utile que si elle reflète fidèlement la situation réelle.
Pourquoi les deux inventaires peuvent-ils être différents?
En principe, la quantité enregistrée dans le système devrait correspondre à la quantité physiquement en stock.
Dans les opérations quotidiennes, des écarts peuvent toutefois survenir.
Le plan de formation ne fournit pas de liste précise des causes possibles de ces écarts. Il serait donc imprudent d’en présenter une comme s’il s’agissait d’une classification enseignée dans le programme.
Ce que le plan établit clairement, en revanche, c’est l’importance de comparer l’inventaire physique à l’inventaire du système dans le cadre de la gestion logistique.
Cette comparaison permet de vérifier que les données utilisées pour la gestion des stocks correspondent effectivement aux marchandises disponibles.
Pourquoi un écart d’inventaire peut-il influencer l’approvisionnement?
Les décisions d’approvisionnement reposent en partie sur la connaissance des quantités disponibles.
Le cours Gestion des stocks aborde notamment les niveaux de stock, le stock de sécurité et les seuils de réapprovisionnement.
Ces notions nécessitent des informations suffisamment fiables relatives à l’inventaire.
Si le système indique une quantité qui ne correspond pas à la réalité physique, l’analyse de la situation peut reposer sur une donnée inexacte.
La comparaison entre les deux inventaires contribue donc à améliorer la concordance entre l’information utilisée pour décider et la situation réelle de l’entrepôt.
👉 Découvrez également : Gestion des stocks: comprendre les seuils, les niveaux et l’organisation des inventaires
Quel est le lien avec le réapprovisionnement?
Le réapprovisionnement consiste notamment à déterminer à quel moment de nouvelles quantités doivent être commandées.
Dans le programme, cette question est étudiée à travers des notions telles que le seuil de réapprovisionnement, le stock de sécurité et la quantité économique à commander.
Ces calculs et ces méthodes ne fonctionnent pas indépendamment de l’information disponible.
Si une organisation croit disposer de plus de marchandises qu’elle n’en possède réellement, le portrait utilisé pour planifier le réapprovisionnement peut être faussé.
À l’inverse, une donnée de système inférieure à la quantité effectivement présente peut également conduire à une représentation inexacte de la situation.
La fiabilité de l’inventaire constitue donc une condition importante pour utiliser adéquatement les outils de gestion des stocks.
👉 Découvrez également : Quantité économique à commander : comment équilibrer stocks et coûts?
Pourquoi la réception des marchandises est-elle liée à l’inventaire?
La réception constitue un moment important de la circulation des marchandises.
Le cours Gestion des stocks aborde la réception et les retours, tandis que le cours Gestion de la logistique les place dans un ensemble comprenant l’entreposage, la manutention et le déplacement des marchandises.
Lorsqu’une marchandise arrive au sein de l’organisation, sa présence physique et l’information utilisée pour la suivre doivent pouvoir s’intégrer au processus de gestion des stocks.
Cette relation illustre pourquoi la gestion de l’inventaire ne se limite pas à un simple exercice de comptage.
Elle fait partie d’une succession d’activités allant de la réception des produits jusqu’à leur entreposage et à leur utilisation dans les opérations.
Quel rôle jouent les logiciels de gestion des stocks?
Le programme prévoit l’utilisation de logiciels dans plusieurs cours.
Dans le cours de Gestion des stocks, les étudiantes et étudiants sont initiés aux logiciels de gestion des stocks. Le cours d'Outils technologiques en approvisionnement aborde, pour sa part, les bases de données, les logiciels spécialisés et les ERP.
Ces outils permettent d’organiser l’information et de la rendre disponible pour les activités de gestion.
Ils ne remplacent toutefois pas la réalité physique de l’inventaire.
La comparaison prévue dans le cours de Gestion de la logistique met justement en évidence la complémentarité entre les données numériques et les marchandises effectivement présentes.
Pourquoi la fiabilité des données est-elle importante?
Les données relatives aux stocks peuvent éclairer plusieurs décisions.
Le programme apprend notamment aux étudiantes et étudiants à utiliser des tableurs, à produire des rapports et des tableaux de bord, et à travailler avec des indicateurs de prise de décision.
Un indicateur peut toutefois être calculé correctement tout en reposant sur une information de départ qui ne reflète pas la réalité.
Comparer l’inventaire du système à l’inventaire physique permet donc de revenir à une question fondamentale : les données représentent-elles réellement ce qui se trouve en stock?
Cette vérification renforce la valeur de l’information utilisée dans les activités d’approvisionnement et de logistique.
Relier les données aux opérations réelles
La gestion moderne des stocks repose largement sur les technologies, mais les marchandises demeurent des éléments physiques qui doivent être reçus, déplacés, entreposés et comptés.
Dans le programme de Gestion de l’approvisionnement – LCA.FL du Collège CDI, la comparaison entre l’inventaire physique et l’inventaire système permet d’établir le lien entre ces deux réalités.
Elle montre également comment plusieurs apprentissages du programme se rejoignent : gestion des stocks, logistique, logiciels spécialisés, bases de données et prise de décision.
Une donnée d’inventaire n’est donc pas seulement un chiffre affiché dans un système. Elle doit correspondre aussi fidèlement que possible aux marchandises effectivement disponibles afin de soutenir les décisions d’approvisionnement.
Foire aux questions
1. Quelle est la différence entre l’inventaire physique et l’inventaire système?
L’inventaire physique correspond aux marchandises réellement présentes, tandis que l’inventaire système correspond aux quantités enregistrées dans l’outil utilisé pour suivre les stocks.
2. Pourquoi faut-il comparer l’inventaire physique et l’inventaire système?
Cette comparaison permet de déterminer si les données enregistrées correspondent aux quantités effectivement disponibles. Le programme aborde explicitement cette comparaison dans le cours de Gestion de la logistique.
3. Pourquoi l’exactitude de l’inventaire est-elle importante pour le réapprovisionnement?
Les décisions liées aux stocks s'appuient notamment sur les quantités disponibles, les seuils de réapprovisionnement et le stock de sécurité. Une information fidèle à l’inventaire réel permet de mieux étayer ces décisions.
Pour aller plus loin
👉 Gestion de l’approvisionnement : comprendre le domaine et ses perspectives
👉 Gestion d’entrepôt : comment optimiser l’entreposage et la préparation des commandes?
👉 Stock de sécurité et point de commande : comment éviter les ruptures de stock?
👉 En savoir plus sur le programme de Gestion de l’approvisionnement – LCA.FL du Collège CDI
