16 juillet 2013 | Québec
Structurer les données sur les fournisseurs, les contrats et les activités d’approvisionnement pour mieux les exploiter
La gestion de l’approvisionnement repose sur une grande quantité d’informations. Les coordonnées des fournisseurs, les contrats, les produits, les commandes, les actifs et autres données doivent pouvoir être organisés et retrouvés lorsque vient le moment de les utiliser.
Lorsque l’information est dispersée ou difficile d’accès, son exploitation devient plus complexe. Une base de données permet, au contraire, de structurer les données afin de les rechercher, de les croiser et de les transformer en informations utiles.
Dans le programme de Gestion de l’approvisionnement – LCA.FL du Collège CDI, les étudiantes et étudiants apprennent notamment à utiliser des bases de données pour la gestion des fournisseurs, des contrats et des actifs.
Qu’est-ce qu’une base de données?
Une base de données est un ensemble structuré d’informations organisé de façon à faciliter leur consultation et leur utilisation.
Contrairement à une accumulation de documents ou de fichiers indépendants, elle permet d’établir une structure commune pour les données et d’effectuer des recherches selon différents critères.
Le cours Outils technologiques en approvisionnement aborde notamment l’utilité et l’administration d’une base de données, la création de tables et de requêtes ainsi que l’interprétation de l’information qu’elle contient.
Pour l’approvisionnement, cette capacité est particulièrement pertinente puisque plusieurs catégories d’information peuvent devoir être consultées dans le cadre des activités courantes.
Quelles informations peut-on gérer dans une base de données?
Les possibilités dépendent évidemment des besoins de l’organisation.
Le plan de cours donne toutefois trois applications concrètes : la gestion des contrats, des actifs et des fournisseurs.
Une base consacrée aux fournisseurs permet, par exemple, de structurer les informations qui les concernent afin de les consulter plus facilement.
Une base consacrée aux contrats répond à un autre besoin : organiser l’information associée aux ententes de l’organisation.
La gestion des actifs constitue une troisième application étudiée dans le cadre du programme.
Ces exemples montrent qu’une base de données n’est pas un outil abstrait réservé aux spécialistes de l’informatique. Elle peut être conçue autour d’un besoin concret de gestion.
À quoi servent les tables et les requêtes?
Les tables permettent d’organiser les données selon une structure prédéfinie.
Les requêtes servent ensuite à rechercher ou à extraire certaines informations à partir de ces données.
Cette distinction est importante. Une base de données ne sert pas uniquement à conserver de l’information : son intérêt réside également dans la possibilité de retrouver ce dont on a besoin sans avoir à parcourir manuellement l’ensemble des données.
Le programme prévoit ainsi l’apprentissage des tables et des requêtes, puis leur utilisation pour produire des indicateurs d’aide à la décision.
L’information stockée peut donc devenir une ressource d’analyse.
Comment une base de données peut-elle aider à gérer les fournisseurs?
La gestion des fournisseurs génère de l’information à différentes étapes du processus d’approvisionnement.
Il faut notamment identifier des sources d’approvisionnement et évaluer les options disponibles. Le programme aborde également l’homologation des fournisseurs ainsi que différents critères liés à la qualité, aux coûts et aux délais.
Une base de données peut permettre de structurer l’information utilisée pour cette gestion plutôt que de la disperser dans différents documents.
Cette organisation devient particulièrement utile lorsqu’il faut retrouver une information précise ou consulter plusieurs données relatives à un fournisseur.
👉 Découvrez également : Évaluation des fournisseurs : quels critères faut-il prendre en compte en approvisionnement?
Comment les données peuvent-elles soutenir une décision?
Posséder de l’information ne signifie pas automatiquement savoir quoi en faire.
Le cours Outils technologiques en approvisionnement demande justement aux étudiantes et étudiants d’apprendre à interpréter les informations d’une base de données, à produire des indicateurs et à générer des rapports.
Cette démarche transforme la base de données en un outil d’analyse.
Supposons qu’une personne cherche uniquement quelques informations précises parmi un ensemble beaucoup plus vaste. Une requête peut permettre d’isoler les données correspondant aux critères recherchés. Celles-ci peuvent ensuite être présentées ou utilisées dans un rapport.
L’enjeu n’est donc pas de recueillir le plus grand nombre possible de données, mais d'extraire celles qui sont pertinentes pour la question à examiner.
Quelle est la différence entre une base de données et un tableur?
Les deux outils peuvent servir à organiser et à analyser de l’information, mais le programme les aborde dans des contextes différents.
Dans le cours Développement d’applications informatiques, les étudiantes et étudiants utilisent notamment des fonctions de tableur, des tableaux croisés dynamiques, des outils de reporting et des tableaux de bord.
Le cours Outils technologiques en approvisionnement introduit, pour sa part, la logique des bases de données, notamment les tables et les requêtes.
Les deux outils peuvent donc participer à la gestion de l’information, mais selon des structures et des usages différents.
Cette complémentarité montre pourquoi les compétences numériques en matière d’approvisionnement ne reposent pas sur la maîtrise d’un seul logiciel.
👉 Découvrez également : Outils numériques et tableaux de bord : utiliser les données pour soutenir les décisions en approvisionnement
Quel est le lien entre les bases de données et les ERP?
Une base de données et un ERP ne désignent pas la même chose.
La base de données permet de structurer, de conserver et d’interroger des informations. Un progiciel de gestion intégré (ERP) offre un environnement plus vaste, permettant d’intégrer diverses fonctions de gestion.
Le cours Outils technologiques en approvisionnement établit cette progression en abordant les bases de données avant de familiariser les étudiantes et étudiants avec différents logiciels d’approvisionnement, dont les ERP.
Comprendre le fonctionnement des données permet ainsi de mieux saisir la logique des systèmes utilisés pour gérer les différentes activités d’une organisation.
Pourquoi ces compétences sont-elles utiles en approvisionnement?
Les activités d’approvisionnement ne se limitent pas à l’achat de biens ou de services. Elles demandent également de gérer et d’interpréter l’information qui accompagne les décisions et les opérations.
Dans le programme de Gestion de l’approvisionnement – LCA.FL du Collège CDI, les bases de données sont donc abordées dans un contexte directement lié au domaine : fournisseurs, contrats, actifs, requêtes, indicateurs et rapports.
Elles s’ajoutent aux autres outils numériques étudiés dans la formation et permettent de comprendre comment une information bien structurée peut être plus facilement retrouvée, analysée et utilisée.
La compétence essentielle n’est finalement pas d’accumuler des données, mais de savoir les organiser pour en tirer l’information dont on a besoin.
Foire aux questions
1. À quoi sert une base de données en approvisionnement?
Elle permet de structurer et de consulter des informations utilisées dans les activités d’approvisionnement. Le programme aborde notamment des bases de données dédiées aux fournisseurs, aux contrats et aux actifs.
2. Qu’est-ce qu’une requête dans une base de données?
Une requête permet de rechercher ou d’extraire des informations selon des critères définis. Dans le programme, les requêtes sont notamment utilisées pour produire des indicateurs d’aide à la décision.
3. Les bases de données sont-elles enseignées dans le programme de Gestion de l’approvisionnement – LCA.FL?
Oui. Elles font partie du cours Outils technologiques en approvisionnement, qui aborde notamment les tables, les requêtes, l’interprétation de l’information, les rapports et diverses applications propres au domaine.
Pour aller plus loin
👉 Gestion de l’approvisionnement : comprendre le domaine et ses perspectives
👉 ERP et approvisionnement : à quoi servent les progiciels de gestion intégrés?
👉 Gestion d’entrepôt : comment optimiser l’entreposage et la préparation des commandes?
👉 En savoir plus sur le programme de Gestion de l’approvisionnement – LCA.FL du Collège CDI
