13 août 2014 | Québec
Centraliser l’information pour mieux coordonner les activités liées aux achats, aux stocks et aux fournisseurs
Les activités d’approvisionnement génèrent une grande quantité d’information. Il faut notamment suivre les besoins, les commandes, les fournisseurs, les stocks et diverses données utilisées pour planifier les opérations.
Lorsque ces informations sont réparties entre plusieurs outils ou systèmes qui communiquent peu entre eux, leur gestion peut devenir plus complexe. Les progiciels de gestion intégrés, mieux connus sous l’acronyme ERP (Enterprise Resource Planning), permettent de regrouper les différentes fonctions de l’entreprise au sein d’un même environnement informatique.
Dans le programme de Gestion de l’approvisionnement – LCA.FL du Collège CDI, les étudiantes et étudiants sont initiés aux logiciels utilisés dans le domaine, notamment aux systèmes ERP, dans le cadre du cours « Outils technologiques en approvisionnement ».
Qu’est-ce qu’un ERP?
Un ERP est un système informatique qui permet d’intégrer différentes activités de gestion au sein d’un même environnement.
Plutôt que de traiter chaque fonction de manière complètement séparée, ce type de système permet de regrouper et d’organiser les informations utilisées dans plusieurs secteurs d’une entreprise.
En approvisionnement, cette intégration est particulièrement pertinente, puisque les achats sont étroitement liés à de nombreuses autres activités. Une décision d’achat peut, par exemple, être influencée par les besoins de l’organisation, les quantités disponibles en stock ou les informations relatives aux fournisseurs.
Le programme permet justement aux étudiantes et étudiants de se familiariser avec les logiciels spécialisés en approvisionnement et les progiciels de gestion intégrés (ERP).
Pourquoi l’approvisionnement a-t-il besoin d’informations fiables?
Avant de prendre une décision, il faut savoir ce dont l’organisation a besoin et disposer d’informations pour analyser la situation.
Les quantités disponibles, les besoins à venir, les commandes et les données relatives aux fournisseurs peuvent notamment contribuer à cette analyse.
Un système intégré permet de mieux structurer l’information utilisée dans les différentes activités de l’entreprise. L’enjeu ne consiste donc pas simplement à accumuler davantage de données, mais à les organiser, les consulter et les utiliser pour la prise de décision.
Cette logique est présente dans plusieurs cours du programme, notamment lorsqu’il s’agit de bases de données, d’indicateurs, de rapports et de tableaux de bord.
👉 Découvrez également : Outils numériques et tableaux de bord : utiliser les données pour soutenir les décisions en approvisionnement
Quel est le lien entre un ERP et la gestion des stocks?
La gestion des stocks repose sur une connaissance aussi précise que possible des marchandises disponibles.
Les étudiantes et étudiants du programme abordent notamment les niveaux de stock, les seuils de réapprovisionnement, la réception et le retour des marchandises, ainsi que l’utilisation d’un logiciel de gestion des stocks.
Un ERP s’inscrit dans cette logique de gestion de l’information en permettant d’intégrer les différentes données utilisées par l’organisation.
Cette intégration aide à comprendre pourquoi une activité comme la réception des marchandises n’est pas uniquement une opération physique. L’arrivée d’une commande modifie également l’information disponible sur les stocks et peut avoir une incidence sur les décisions qui suivront.
L’outil informatique permet ainsi de relier davantage les opérations aux données qui les représentent.
Comment un ERP peut-il soutenir les achats?
L’approvisionnement comporte plusieurs étapes : déterminer les besoins, rechercher des sources d’approvisionnement, sélectionner une méthode d’acquisition et assurer le suivi des opérations.
Le cours Approvisionnement 2 aborde notamment la planification des besoins ainsi que différentes formes d’approvisionnement électronique et d’échange de données.
Dans cet environnement, un ERP peut constituer un point de rencontre pour diverses informations nécessaires au processus d’achat.
L’intérêt d’un système intégré réside précisément dans sa capacité à éviter que chaque information ne demeure isolée dans son propre outil.
Pour une personne travaillant en approvisionnement, comprendre la logique d’un ERP signifie donc aussi comprendre comment les données issues de différentes activités peuvent soutenir une même décision.
Un ERP est-il la même chose qu’une base de données?
Les deux notions sont liées, mais elles ne sont pas équivalentes.
Une base de données sert à structurer et à organiser l’information afin qu’elle puisse être consultée et exploitée. Un ERP est un système de gestion plus vaste qui peut recourir à des bases de données pour soutenir plusieurs fonctions et processus.
Cette distinction figure dans le cours « Outils technologiques en approvisionnement ». Les étudiantes et étudiants y abordent d’abord l’utilité et l’administration d’une base de données, ainsi que les tables, les requêtes, les indicateurs et la production de rapports. Le cours prévoit ensuite des applications liées aux fournisseurs, aux contrats et aux actifs, ainsi qu’une familiarisation avec les logiciels d’approvisionnement et les ERP.
La base de données constitue donc un moyen d’organiser l’information, tandis que l’ERP permet d’intégrer cette information dans un environnement de gestion plus large.
Pourquoi les rapports et les indicateurs sont-ils importants?
Disposer de données ne suffit pas. Encore faut-il pouvoir en tirer une information utile.
Le programme prévoit l’utilisation de fonctions avancées de tableur, de tableaux croisés dynamiques, d’outils de reporting et de tableaux de bord permettant notamment de suivre des indicateurs de performance.
Le cours Outils technologiques en approvisionnement poursuit cette logique en formulant des requêtes, en produisant des indicateurs d’aide à la décision et en générant des rapports.
Ces apprentissages montrent que les outils numériques ne servent pas uniquement à enregistrer ce qui s’est produit. Ils permettent aussi de transformer les données en informations susceptibles de soutenir l’analyse et la prise de décision.
Pourquoi apprendre à utiliser des ERP pour la gestion de l’approvisionnement?
Une personne qui travaille en approvisionnement doit pouvoir évoluer dans un environnement où une part importante de l’information est gérée numériquement.
Il ne s’agit pas nécessairement de devenir spécialiste en informatique. L’objectif est plutôt de comprendre les outils utilisés dans le domaine et de savoir comment l’information peut être organisée et exploitée.
Dans le programme de Gestion de l’approvisionnement – LCA.FL du Collège CDI, cette dimension technologique est abordée progressivement. Les étudiantes et étudiants travaillent avec des tableurs, des bases de données, des outils de reporting, des logiciels spécialisés et des systèmes ERP.
Ces apprentissages permettent de relier les outils technologiques aux activités concrètes de l’approvisionnement, qu’il s’agisse des achats, des stocks, des fournisseurs ou de l’analyse des données.
Foire aux questions
1. Que signifie ERP?
ERP signifie Enterprise Resource Planning. En français, on parle de progiciel de gestion intégré. Il s’agit d’un système permettant d’intégrer différentes fonctions et informations de gestion au sein d’un même environnement.
2. À quoi sert un ERP en approvisionnement?
Un ERP permet de regrouper et d’organiser les informations utilisées dans les différentes activités de l’entreprise. En matière d’approvisionnement, cette intégration peut notamment porter sur les achats, les stocks et les données nécessaires au suivi des opérations.
3. Les ERP sont-ils abordés dans le programme de Gestion de l’approvisionnement – LCA.FL?
Oui. Le cours Outils technologiques en approvisionnement prévoit une familiarisation avec différents logiciels utilisés dans le domaine, notamment les progiciels de gestion intégrés (ERP).
Pour aller plus loin
👉 Gestion de l’approvisionnement : comprendre le domaine et ses perspectives
👉 Gestion d’entrepôt : comment optimiser l’entreposage et la préparation des commandes?
👉 Stock de sécurité et point de commande : comment éviter les ruptures de stock?
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