22 avril 2014 | Québec
Vérifier l’information comptable pour repérer les écarts et assurer la fiabilité des données
En comptabilité, enregistrer une opération ne constitue qu’une partie du travail. Les données doivent également être vérifiées, comparées et, le cas échéant, corrigées afin que l’information produite reflète fidèlement les opérations de l’entreprise.
Une facture enregistrée au mauvais montant, une opération inscrite deux fois ou un écart entre les registres comptables et un relevé bancaire peuvent avoir des répercussions sur les données utilisées par la suite.
Le contrôle et la vérification permettent donc de s’assurer de l’exactitude et de la cohérence des informations comptables à différentes étapes du processus. Ces activités font partie des apprentissages du programme de Gestion financière informatisée – LEA.AC du Collège CDI.
Pourquoi faut-il vérifier les opérations comptables?
Les activités d’une entreprise génèrent de nombreuses opérations : achats, ventes, paiements, encaissements, paie et autres transactions doivent être correctement enregistrées.
La vérification permet notamment de comparer les renseignements issus de différentes sources et de repérer des anomalies ou des écarts.
Il ne s’agit donc pas uniquement de saisir des données dans un système comptable. Il faut également être capable de revenir sur l’information enregistrée, de la comparer aux documents correspondants et de déterminer si une correction est nécessaire.
Cette logique de vérification s’accompagne de plusieurs apprentissages du programme de Gestion financière informatisée – LEA.AC, notamment les opérations comptables courantes et la conciliation de différents comptes.
Le rapprochement bancaire : un exemple concret de vérification
Le rapprochement bancaire illustre particulièrement bien cette démarche.
Les opérations figurant dans les registres comptables d’une entreprise doivent être comparées à celles figurant sur le relevé bancaire. Des différences peuvent apparaître en raison du moment où certaines opérations sont enregistrées ou de l’absence de comptabilisation d’éléments.
Le rapprochement permet de repérer ces écarts et de déterminer les ajustements nécessaires.
Le rapprochement bancaire fait explicitement partie des apprentissages du cours de Comptabilité II du programme de Gestion financière informatisée – LEA.AC.
Cette opération montre bien que la comptabilité ne consiste pas uniquement à enregistrer des transactions : il faut également pouvoir vérifier que différentes sources d’information concordent.
Vérifier les comptes clients et fournisseurs
La même logique s’applique aux comptes clients et fournisseurs.
Les sommes facturées, reçues ou payées doivent correspondre aux opérations enregistrées. La vérification des comptes permet notamment de suivre les montants restants à recevoir ou à payer et de détecter certains écarts.
Dans le programme de Gestion financière informatisée – LEA.AC, les étudiants apprennent notamment à vérifier et à concilier les comptes fournisseurs et clients.
Ces opérations nécessitent de travailler avec différentes pièces et informations comptables plutôt que de considérer chaque transaction isolément.
Des données vérifiées avant la production des états financiers
Les informations comptables enregistrées au cours d’une période servent éventuellement à produire des documents qui donnent une vue d’ensemble de la situation financière de l’entreprise.
La qualité de ces documents dépend donc des données utilisées pour les préparer.
Si certaines opérations sont absentes, incorrectes ou mal classées, l’information produite peut elle aussi être affectée. C’est pourquoi les étapes de vérification et de correction occupent une place importante avant la préparation des états financiers.
Le programme de Gestion financière informatisée – LEA.AC aborde à la fois les opérations comptables et la production d’états financiers, permettant ainsi de comprendre le lien entre l’enregistrement des transactions, leur vérification et l’information financière qui en découle.
La paie demande elle aussi des vérifications
La paie constitue un autre exemple d’activité comptable où l’exactitude des données est essentielle.
Les informations utilisées doivent être correctement enregistrées et les opérations associées à la paie doivent pouvoir être vérifiées.
Le plan de cours du programme de Gestion financière informatisée – LEA.AC comprend précisément la préparation de la paie ainsi que la vérification et la conciliation des données qui s’y rapportent.
Cette dimension montre encore une fois que les différentes activités comptables ne fonctionnent pas de manière indépendante les unes des autres. Les données enregistrées au cours d’une partie du processus peuvent servir à d’autres opérations et doivent donc demeurer cohérentes.
Quel rôle les budgets jouent-ils dans le contrôle?
Le contrôle comptable ne consiste pas uniquement à rechercher des erreurs dans des transactions déjà effectuées.
Les données budgétaires permettent également de disposer de points de comparaison pour suivre certaines activités financières.
Le programme de Gestion financière informatisée – LEA.AC aborde notamment les données budgétaires et les coûts. Les étudiants développent ainsi leur compréhension de différentes informations utilisées dans la gestion financière d’une entreprise.
👉 Découvrez également : Comptabilité analytique : comment mieux comprendre les coûts d’une entreprise?
Les outils informatiques facilitent le travail, mais ne remplacent pas la vérification
Une grande partie des opérations comptables est aujourd’hui réalisée à l’aide d’outils informatiques.
Les logiciels peuvent faciliter l’enregistrement, l’organisation et le traitement des données. Ils ne rendent toutefois pas inutile la compréhension des opérations effectuées.
Pour vérifier une information, il faut savoir ce qu’elle représente, comprendre comment elle a été obtenue et reconnaître lorsqu’un résultat nécessite une attention particulière.
C’est pourquoi le programme de Gestion financière informatisée – LEA.AC combine l’apprentissage des principes et des opérations comptables avec l’utilisation d’outils informatiques et de logiciels du domaine.
De l’enregistrement à la vérification de l’information
Les différentes étapes du travail comptable sont étroitement liées entre elles.
Une opération est d’abord documentée et enregistrée. Les comptes et les données peuvent ensuite être comparés et conciliés. Lorsque des écarts sont constatés, certaines corrections peuvent s'avérer nécessaires. Les informations ainsi traitées peuvent finalement servir à la production de divers documents et d'états financiers.
Le contrôle et la vérification ne constituent donc pas une activité complètement distincte de la comptabilité. Ils accompagnent le traitement de l’information et contribuent à maintenir la cohérence des données utilisées tout au long du processus.
Le programme de Gestion financière informatisée – LEA.AC permet d’aborder ces différentes dimensions à travers des apprentissages portant notamment sur les opérations comptables, les comptes clients et fournisseurs, le rapprochement bancaire, la paie, les budgets, les coûts et les états financiers.
Foire aux questions
1. Quelle est la différence entre enregistrer et vérifier une opération comptable?
Enregistrer une opération consiste à consigner l’information comptable correspondante. La vérification consiste plutôt à examiner cette information, à la comparer aux données ou aux documents pertinents et à repérer les écarts susceptibles de nécessiter une correction.
2. Pourquoi effectue-t-on un rapprochement bancaire?
Le rapprochement bancaire permet de comparer les opérations inscrites dans les registres comptables à celles figurant sur le relevé bancaire, afin d’identifier et d’expliquer les écarts entre les deux.
3. Le contrôle et la vérification font-ils partie du programme de Gestion financière informatisée – LEA.AC?
Oui. Le programme comprend différents apprentissages liés à la vérification et à la conciliation de données comptables, notamment les comptes clients et fournisseurs, la paie et les relevés bancaires. Les étudiants abordent également les opérations comptables, les budgets, les coûts et les états financiers.
Pour aller plus loin
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