24 mars 2014 | Québec
Comprendre pourquoi la communication et la collaboration avec les fournisseurs ne s’arrêtent pas au moment de l’achat
Trouver un fournisseur capable de répondre à un besoin constitue une étape importante du processus d’approvisionnement. Mais une fois le fournisseur choisi et l’entente conclue, la relation ne disparaît pas pour autant.
Commandes, livraisons, questions, changements ou situations imprévues peuvent nécessiter de nouveaux échanges. La qualité de la communication devient alors essentielle pour assurer le suivi des activités et maintenir une relation professionnelle.
Dans le programme de Gestion de l’approvisionnement – LCA.FL du Collège CDI, les relations avec les fournisseurs sont abordées sous plusieurs angles, notamment la communication, le travail d’équipe, la négociation, les documents d’affaires et les pratiques d’approvisionnement.
Pourquoi la relation avec un fournisseur ne se limite-t-elle pas à une transaction?
Une transaction peut être ponctuelle, mais les activités d’approvisionnement nécessitent souvent plusieurs interactions.
Avant l’achat, il peut être nécessaire de préciser un besoin, d’obtenir des informations et d’examiner différentes possibilités. Pendant le processus, des échanges peuvent avoir lieu au sujet des conditions proposées. Après l’achat, la réception, les retours ou d’autres suivis peuvent également nécessiter des communications.
Le programme reflète cette diversité d'interactions.
Le cours Communication et travail d’équipe aborde notamment la communication avec les fournisseurs, tandis que d’autres cours traitent de la négociation, des contrats, des commandes et des retours.
La relation fournisseur peut donc accompagner plusieurs étapes du processus d’approvisionnement.
Quel rôle joue la communication?
Une relation professionnelle repose d’abord sur la capacité à échanger des informations de manière claire.
Le programme permet aux étudiantes et étudiants de développer des compétences en communication efficace, en écoute, en prise de parole et en adaptation du message à leur auditoire. Le cours Communication et travail d’équipe applique notamment ces notions aux interactions avec les fournisseurs et les membres d’une équipe.
Cette capacité est importante, car un échange avec un fournisseur peut servir à différents objectifs.
Il peut s’agir de préciser une demande, d’obtenir de l’information, de discuter d’une situation ou simplement de s’assurer que les parties comprennent les mêmes éléments.
La communication permet ainsi de soutenir la relation tout au long du processus.
👉 Découvrez également : Communication et documents en approvisionnement : structurer l’information de façon claire et professionnelle
Quelle est la différence entre évaluer un fournisseur et entretenir une relation avec lui?
Les deux activités sont liées, mais elles ne visent pas exactement le même objectif.
Évaluer un fournisseur consiste notamment à examiner sa capacité à répondre aux critères associés au besoin. Le programme aborde la recherche de sources d’approvisionnement, l’homologation des fournisseurs, ainsi que le rapport entre qualité, coût et délai.
Entretenir une relation avec un fournisseur porte davantage sur les interactions qui accompagnent les activités menées avec cette source d’approvisionnement.
Cette distinction est importante. Une organisation peut avoir sélectionné un fournisseur selon des critères structurés, mais elle doit ensuite être en mesure de communiquer avec lui dans le cadre des opérations.
La sélection constitue donc une étape; la relation professionnelle peut se poursuivre bien au-delà.
Pourquoi l’écoute est-elle importante avec les fournisseurs?
Communiquer ne se limite pas à transmettre de l’information.
L’écoute fait explicitement partie des compétences développées dans le cours « Communication et travail d’équipe ».
Dans une relation avec un fournisseur, comprendre l’information reçue est aussi important que de formuler sa propre demande.
Une discussion peut apporter des précisions sur une situation, une condition ou une contrainte. Être capable d’écouter, de poser les bonnes questions et de vérifier sa compréhension contribue à rendre les échanges plus efficaces.
Cette compétence devient particulièrement utile lorsque la situation exige davantage que le simple échange de documents.
Quelle place la négociation occupe-t-elle dans la relation fournisseur?
La négociation constitue un moment particulier de la relation avec un fournisseur.
Le cours de Négociation aborde notamment la préparation, les styles de négociation, les stratégies, les concessions, les priorités, l’évaluation de la progression et la conclusion d’une négociation. Il traite également des situations avec des interlocuteurs peu coopératifs et de l’approche gagnant-gagnant.
Ces apprentissages montrent que négocier ne consiste pas simplement à tenter d’obtenir un prix inférieur.
Il faut comprendre les priorités, communiquer, évaluer les possibilités et déterminer les conditions nécessaires pour parvenir à une entente.
La négociation peut ainsi constituer une étape importante de la relation, sans pour autant résumer à elle seule l’ensemble des interactions entre l’acheteur et le fournisseur.
👉 Découvrez également : Négociation avec les fournisseurs : pourquoi est-elle essentielle en approvisionnement?
Comment gérer les désaccords ou les situations difficiles?
Les relations professionnelles ne sont pas toujours exemptes de désaccords.
Le programme prépare les étudiantes et les étudiants à cette réalité sous plusieurs angles. Le cours Communication et travail d’équipe aborde la résolution de conflits, tandis que le cours Négociation traite des interlocuteurs peu coopératifs, des différends et de diverses situations de négociation.
Le cours d'Éthique et aspects légaux en approvisionnement aborde également la médiation ainsi que certains recours et litiges dans le contexte des relations commerciales.
Ces apprentissages permettent de comprendre qu’une relation fournisseur peut aussi demander de savoir composer avec une situation qui ne se déroule pas comme prévu.
Pourquoi les documents d’affaires sont-ils importants dans cette relation?
Une part importante de la communication avec les fournisseurs s’effectue par écrit.
Le cours de Communication d’affaires permet notamment de travailler avec différents documents associés à l’approvisionnement, dont les contrats, les documents de mise en concurrence, les propositions et les documents liés aux retours.
Ces documents permettent de structurer et de transmettre l’information nécessaire aux différentes étapes de la relation.
Ils complètent la communication orale : une discussion peut clarifier une situation, tandis qu’un document peut formaliser certaines informations.
Savoir adapter sa communication au contexte constitue donc une compétence importante dans les échanges avec les fournisseurs.
Quel rôle l’éthique joue-t-elle dans la relation fournisseur?
Une bonne relation professionnelle ne signifie pas que l’acheteur et le fournisseur doivent entretenir une proximité illimitée.
Les responsabilités professionnelles demeurent importantes.
Le programme aborde notamment les conflits d’intérêts, l’apparence de conflit d’intérêts et la déontologie.
Ces notions permettent de comprendre pourquoi la relation avec un fournisseur doit demeurer compatible avec les responsabilités de la personne qui représente l’organisation.
L’objectif d’une relation professionnelle n’est donc pas de favoriser un fournisseur pour des raisons personnelles, mais de maintenir des échanges qui soutiennent les activités d’approvisionnement tout en respectant le cadre éthique applicable.
Une compétence qui accompagne tout le processus d’approvisionnement
La relation avec les fournisseurs se situe à l’intersection de plusieurs compétences : communication, écoute, négociation, rédaction professionnelle, gestion des différends et éthique.
Elle commence parfois avant même qu’un fournisseur soit choisi et peut se poursuivre tout au long des commandes, des livraisons et des suivis.
Dans le programme de Gestion de l’approvisionnement – LCA.FL du Collège CDI, ces différentes dimensions permettent aux étudiantes et étudiants de comprendre que l’approvisionnement ne repose pas uniquement sur des calculs, des systèmes et des processus.
Il repose également sur des interactions professionnelles avec les personnes et les organisations participant à la chaîne d’approvisionnement.
Savoir communiquer avec un fournisseur, comprendre son interlocuteur et maintenir un cadre professionnel fait donc partie des compétences qui soutiennent une gestion structurée de l’approvisionnement.
Foire aux questions
1. Pourquoi la relation avec les fournisseurs est-elle importante en matière d'approvisionnement ?
Les fournisseurs peuvent intervenir à plusieurs étapes du processus, de la recherche d’information au suivi des commandes. Une communication professionnelle permet de soutenir ces interactions et de mieux comprendre l’information échangée.
2. Quelle est la différence entre l'évaluation et la relation fournisseur?
L’évaluation vise à examiner un fournisseur selon les critères associés au besoin, tandis que la relation fournisseur porte davantage sur les interactions professionnelles qui peuvent se poursuivre une fois la source sélectionnée.
3. Quelles compétences sont utiles pour communiquer avec des fournisseurs?
Le programme aborde notamment la communication efficace, l’écoute, la négociation, la rédaction de documents d’affaires, la résolution de conflits et l’éthique.
Pour aller plus loin
👉 Gestion de l’approvisionnement : comprendre le domaine et ses perspectives
👉 Gestion des risques fournisseurs : pourquoi faut-il anticiper les problèmes d’approvisionnement?
👉 Éthique en approvisionnement : comment reconnaître et gérer les conflits d’intérêts?
👉 En savoir plus sur le programme de Gestion de l’approvisionnement – LCA.FL du Collège CDI
