7 mai 2013 | Québec
Une étape qui demande préparation, communication et stratégie
La négociation occupe une place importante dans la gestion de l’approvisionnement. Lorsqu’une organisation doit acquérir des biens ou des services, les échanges avec les fournisseurs peuvent porter sur plusieurs éléments d’une entente et ne se limitent pas nécessairement au prix.
Avant même de négocier, il faut comprendre le besoin, établir ses priorités et déterminer les éléments sur lesquels une marge de manœuvre est possible. Il faut ensuite être capable de communiquer clairement, d’évaluer les propositions et de faire progresser les discussions vers une entente.
Dans le programme de Gestion de l’approvisionnement – LCA.FL du Collège CDI, un cours complet de 60 heures est consacré à la négociation. Les étudiantes et étudiants y abordent notamment les stratégies, les différentes phases d’une négociation, les concessions possibles, la communication, la gestion des situations difficiles et la négociation d’un contrat ou d’une entente.
Pourquoi négocie-t-on avec les fournisseurs?
Une organisation cherche généralement à obtenir des biens ou des services répondant à ses besoins, tout en tenant compte de diverses contraintes.
Le prix fait évidemment partie des éléments susceptibles d’être discutés, mais il n’est pas le seul.
Le plan de cours du programme de Gestion de l’approvisionnement – LCA.FL fait notamment intervenir le rapport qualité-coût-délai dans le processus d’acquisition. Une décision d’approvisionnement peut donc nécessiter de prendre en compte plusieurs dimensions simultanément.
La négociation permet d’examiner les conditions d’une entente et de déterminer dans quelle mesure elles répondent aux priorités établies.
Elle s’inscrit ainsi dans un processus plus vaste qui commence bien avant la discussion avec le fournisseur.
👉 Découvrez également : Stratégie d’achat et appels d’offres : structurer efficacement le processus d’approvisionnement
Pourquoi faut-il préparer une négociation?
Une négociation ne commence pas au moment où deux parties commencent à discuter.
La préparation constitue elle-même une phase importante du processus. Le cours de négociation du programme aborde notamment la planification, les concessions réalisables, la marge de négociation, les priorités et l’identification des décideurs.
Avant une négociation, il faut donc être en mesure de déterminer ce qui compte réellement dans l’entente recherchée.
Quels éléments sont prioritaires? Sur quels points existe-t-il une certaine marge de manœuvre? Qui participe à la décision? Jusqu’où peut-on aller dans les concessions?
Cette préparation aide à éviter que les décisions ne soient prises uniquement en réaction aux propositions formulées au cours de la discussion.
Elle permet également d’aborder la négociation avec une meilleure compréhension des objectifs à atteindre.
Quelles sont les différentes étapes d’une négociation?
Le plan de cours présente la négociation comme un processus comportant plusieurs phases : préparation et planification, ouverture, évaluation et création d’une impression, progression, conclusion et révision.
Cette progression montre qu’une négociation ne se résume pas à présenter une demande et à attendre une réponse.
La phase de préparation permet de déterminer les objectifs et les priorités. L’ouverture établit le contexte de l’échange. La discussion permet ensuite d’évaluer les positions, d’examiner les possibilités et de faire progresser la négociation.
La conclusion vise à parvenir à une entente lorsque les conditions le permettent, tandis que la révision permet de revenir sur le déroulement et le résultat obtenu.
Comprendre ces différentes phases permet d’envisager la négociation comme une démarche structurée, plutôt que comme une simple discussion improvisée.
Quel rôle joue la communication dans une négociation?
Négocier exige de savoir présenter sa position, mais aussi d’écouter et de comprendre celle de son interlocuteur.
Cette dimension est particulièrement présente dans le programme. En plus du cours consacré à la négociation, le cours Communication et travail d’équipe aborde les principes d’une communication efficace, l’écoute, la persuasion, l’adaptation de la communication à son auditoire ainsi que les techniques utilisées avec les fournisseurs et les équipes de travail.
Une négociation peut demander d’expliquer un besoin, de poser des questions, de clarifier une proposition ou de présenter les raisons étayant une demande.
La communication permet aussi de mieux comprendre les positions respectives. Un désaccord sur une condition ne signifie pas nécessairement que toute possibilité d’entente disparaît. Encore faut-il être capable d’identifier précisément le point de désaccord et les options à examiner.
Négociation et marchandage : est-ce la même chose?
Le plan de cours établit explicitement une distinction entre la négociation et le marchandage.
Cette distinction est importante en matière d'approvisionnement.
Réduire la négociation au marchandage pourrait donner l’impression que son objectif est essentiellement d’obtenir le prix le plus bas possible. Or, une entente d’approvisionnement peut comporter plusieurs considérations liées aux besoins de l’organisation.
Le prix peut en faire partie, tout comme d’autres conditions liées à l’acquisition.
La négociation consiste donc davantage à examiner les différents paramètres d’une entente et à déterminer dans quelle mesure un terrain d’entente peut être trouvé.
Cette approche rejoint d’ailleurs une autre notion enseignée dans le programme : le coût total de possession, qui permet d’aller au-delà du seul prix d’achat lors de l’analyse d’une acquisition.
👉 Découvrez également : Calculs en approvisionnement : comprendre les indicateurs qui soutiennent la prise de décision
Que se passe-t-il lorsqu’une négociation devient difficile?
Toutes les négociations ne progressent pas facilement.
Les positions peuvent être éloignées, certaines demandes peuvent être difficiles à satisfaire ou les interlocuteurs peuvent ne pas parvenir à s’entendre.
Le programme prévoit justement l’étude de la gestion des négociations non fructueuses et des interlocuteurs non coopératifs, du principe du gagnant-gagnant ainsi que de la gestion des litiges.
L’objectif n’est donc pas simplement d’apprendre à mener une discussion lorsque tout se déroule comme prévu. Il faut également comprendre comment réagir lorsque les échanges deviennent plus complexes.
Cette dimension fait de la négociation une compétence qui combine l’analyse, la communication, la préparation et la capacité d’adaptation.
Quelle place l’éthique occupe-t-elle dans la négociation?
La négociation ne se déroule pas indépendamment des responsabilités professionnelles.
L’éthique figure parmi les compétences directement abordées dans le cours de négociation. Le programme comprend également un cours consacré à l’éthique et aux aspects juridiques de l’approvisionnement, dans lequel sont notamment étudiés les conflits d’intérêts, l’apparence de conflit d’intérêts, la déontologie et les conséquences qu’un manque d’éthique peut avoir sur une organisation.
Une stratégie de négociation doit donc s’inscrire dans les règles et les responsabilités encadrant le travail d’approvisionnement.
Cette dimension devient particulièrement importante lorsque les décisions concernent des fournisseurs, des contrats et des engagements susceptibles d’avoir des conséquences pour l’organisation.
La négociation change-t-elle dans un contexte international?
Le programme permet également d'aborder la négociation dans un contexte plus large.
Le cours Affaires et commerce international traite des influences culturelles et des particularités économiques et culturelles de différents pays, ainsi que des enjeux propres à la négociation internationale. Il aborde également les accords internationaux, les contrats de vente internationale et les différents risques liés aux transactions.
Les façons de communiquer, de mener une discussion ou d’aborder une relation commerciale peuvent donc varier selon le contexte.
La négociation en matière d'approvisionnement ne repose donc pas uniquement sur des techniques. Elle demande aussi de comprendre l’environnement dans lequel les échanges ont lieu.
Développer ses compétences en négociation pendant sa formation
Dans le programme de Gestion de l’approvisionnement – LCA.FL du Collège CDI, la négociation est abordée à la fois comme une compétence spécifique et comme une dimension intégrée à d’autres apprentissages.
Le cours consacré au sujet permet notamment d’étudier les stratégies et les phases de négociation avant de les mettre en pratique dans des situations où il faut négocier un contrat ou une entente.
Ces apprentissages s’ajoutent à ceux portant sur la communication, les stratégies d’achat, les fournisseurs, les contrats, l’éthique et le commerce international.
La négociation apparaît ainsi comme l’une des compétences qui relient plusieurs dimensions de la gestion de l’approvisionnement : comprendre les besoins, préparer une stratégie, communiquer avec les fournisseurs et participer à l’établissement d’ententes.
Foire aux questions
1. La négociation en matière d'approvisionnement ne concerne-t-elle que le prix?
Non. Le prix peut faire partie d’une négociation, mais le processus d’approvisionnement tient également compte d’autres facteurs. Le programme aborde notamment le rapport qualité-coût-délai, ainsi que diverses conditions liées aux acquisitions et aux ententes avec les fournisseurs.
2. Quelles compétences sont utiles pour négocier avec un fournisseur?
La préparation, la communication, l’écoute, la persuasion et la capacité à déterminer ses priorités font partie des dimensions abordées dans le programme. Les étudiantes et étudiants explorent également différentes stratégies et phases de négociation ainsi que la gestion des discussions difficiles.
3. La négociation fait-elle partie du programme de Gestion de l’approvisionnement – LCA.FL?
Oui. Un cours de 60 heures est consacré à la négociation. Il couvre notamment les stratégies, les styles et les phases de négociation, la préparation, les concessions, la gestion de situations difficiles et la négociation d’un contrat ou d’une entente.
Pour aller plus loin
👉 Gestion de l’approvisionnement : comprendre le domaine et ses perspectives
👉 Logistique et commerce international: comprendre les échanges, le transport et les opérations
👉 En savoir plus sur le programme de Gestion de l’approvisionnement – LCA.FL du Collège CDI
