22 mai 2014 | Québec
Définir les exigences, évaluer la qualité et prévenir les écarts pour mieux encadrer les acquisitions
Lorsqu’une organisation achète un bien ou un service, le prix constitue un critère important, mais il ne suffit pas à déterminer si l’acquisition répond réellement au besoin.
Un produit moins coûteux peut perdre de son intérêt s’il ne respecte pas les exigences établies. À l’inverse, rechercher systématiquement le niveau de qualité le plus élevé n’est pas nécessairement la bonne approche. L’enjeu consiste plutôt à déterminer le niveau de qualité approprié au besoin et à prévoir des moyens de le vérifier.
Dans le programme de Gestion de l’approvisionnement – LCA.FL du Collège CDI, ces questions sont abordées à différents moments de la formation, notamment dans le cours Concepts de qualité, consacré à l’assurance qualité, aux normes, à l’évaluation de la qualité et aux méthodes de contrôle.
Qu’est-ce que l’assurance qualité en approvisionnement?
L’assurance qualité regroupe des principes et des démarches permettant d’encadrer la qualité recherchée et de vérifier le respect des exigences établies.
En matière d’approvisionnement, cette réflexion commence avant même l’acquisition.
Le cours Approvisionnement 1 prévoit notamment la détermination du niveau de qualité souhaité ainsi que l’analyse du rapport qualité-coût-délai.
Cette démarche part du besoin réel de l’organisation plutôt que d’une idée abstraite de ce qui constitue un produit de qualité.
La question devient alors : quelles caractéristiques doivent être respectées pour que ce produit ou ce service réponde au besoin?
Pourquoi la qualité doit-elle être définie avant l’achat?
Il est difficile d’évaluer correctement une acquisition si les attentes ne sont pas clairement établies.
Définir le niveau de qualité recherché permet de préciser ce qui sera attendu du produit ou du service et d’intégrer ces exigences au processus d’approvisionnement.
Cette étape est étroitement liée à la définition du besoin. Le programme aborde notamment la transformation d’un besoin exprimé en un besoin fonctionnel, puis la détermination du niveau de qualité souhaité.
La qualité devient ainsi un critère concret utilisable pour examiner les solutions proposées.
👉 Découvrez également : Définir un besoin en gestion de l’approvisionnement : une étape clé du processus
Comment évalue-t-on la qualité?
Le cours Concepts de qualité prévoit l’apprentissage de méthodes permettant d’évaluer le niveau de qualité d’un produit et de déterminer un niveau acceptable.
Cette notion de niveau acceptable est importante.
L’objectif de la gestion de la qualité n’est pas nécessairement de rechercher une perfection absolue, mais de déterminer des exigences cohérentes avec les besoins et de vérifier leur respect.
Le programme aborde également les normes internationales, notamment les normes ISO, dans le cadre de la gestion de la qualité.
Les critères et les méthodes d’évaluation peuvent ainsi fournir un cadre plus structuré pour examiner la qualité plutôt que de s’appuyer uniquement sur une appréciation subjective.
Quelle est la différence entre la prévention et la détection?
La gestion de la qualité ne consiste pas seulement à détecter un écart une fois qu’il s’est produit.
Le programme distingue notamment les contrôles de prévention et de détection.
La prévention vise à réduire le risque que survienne une situation non souhaitée. La détection vise plutôt à repérer un écart lorsqu’il est présent.
Cette distinction permet de comprendre pourquoi l’assurance qualité intervient à plusieurs étapes.
Il peut être nécessaire de définir clairement les exigences avant l’achat, mais également de disposer de moyens permettant de vérifier ensuite que le résultat correspond à ce qui était attendu.
Les deux approches sont donc complémentaires : prévenir lorsque c'est possible et détecter lorsque la vérification est nécessaire.
Quel est le lien entre la qualité et le choix d’un fournisseur?
La qualité fait naturellement partie des éléments à examiner lorsqu’une organisation compare différentes sources d’approvisionnement.
Le cours Approvisionnement 1 aborde, d’ailleurs, dans un même ensemble, l’identification des sources, l’homologation des fournisseurs et la détermination du niveau de qualité souhaité.
Cela montre que l’évaluation ne devrait pas reposer uniquement sur le prix proposé.
La capacité à répondre aux exigences de qualité établies peut également faire l’objet d’une analyse par un fournisseur.
La qualité devient alors l’un des critères permettant de mettre les différentes options en perspective avec les besoins de l’organisation.
👉 Découvrez également : Évaluation des fournisseurs : quels critères faut-il prendre en compte en approvisionnement?
Pourquoi faut-il équilibrer la qualité, les coûts et les délais?
Une décision d’approvisionnement implique souvent plusieurs considérations simultanées.
Le programme présente explicitement cette réalité à travers le rapport qualité-coût-délai.
Une option peut présenter certaines caractéristiques intéressantes sur le plan de la qualité, mais doit également être analysée en fonction de son coût et du délai d’acquisition associé.
L’objectif n’est donc pas d’opposer systématiquement la qualité au prix.
Il s’agit plutôt de comprendre comment ces différents critères interagissent afin de prendre une décision adaptée au besoin.
Cette approche explique également pourquoi le coût d’une acquisition mérite parfois d’être examiné au-delà du seul prix affiché.
Quelles peuvent être les conséquences de la non-qualité?
Le cours Concepts de qualité prévoit explicitement l’analyse de l’impact de la non-qualité ainsi que des responsabilités qui y sont associées.
Cette notion rappelle qu’un écart de qualité ne se résume pas à une simple caractéristique technique à constater.
Il peut y avoir des conséquences sur les activités de l’organisation et sur les décisions à prendre par la suite.
C’est pourquoi la qualité doit être envisagée comme une composante du processus d’approvisionnement, de la définition des exigences au contrôle.
La qualité, une dimension essentielle de l’approvisionnement
L’assurance qualité montre pourquoi une décision d’achat ne peut pas être réduite à la recherche du prix le plus bas.
Il faut d’abord comprendre le besoin, déterminer le niveau de qualité attendu, comparer les options et prévoir des méthodes d’évaluation des résultats.
Dans le programme de Gestion de l’approvisionnement – LCA.FL du Collège CDI, ces apprentissages permettent notamment d’explorer l’assurance qualité, les normes, les méthodes d’évaluation ainsi que les contrôles de prévention et de détection.
La qualité devient ainsi une donnée à définir, à évaluer et à intégrer aux autres critères qui soutiennent les décisions d’approvisionnement.
Foire aux questions
1. Qu’est-ce que l’assurance qualité en approvisionnement?
L’assurance qualité permet d’encadrer les exigences de qualité associées à une acquisition, ainsi que les moyens mis en place pour en assurer le respect. Elle s’inscrit dans une démarche qui commence par la définition du besoin et du niveau de qualité recherché.
2. Le produit de meilleure qualité est-il toujours le meilleur choix?
Pas nécessairement. L’organisation doit déterminer le niveau de qualité correspondant à ses besoins et tenir compte d’autres éléments pertinents. Le programme aborde notamment le rapport qualité-coût-délai dans les décisions d’approvisionnement.
3. Quelle est la différence entre la prévention et la détection en gestion de la qualité?
La prévention vise à réduire la probabilité qu’un écart survienne, tandis que la détection vise à repérer un écart lorsqu’il existe. Ces deux types de contrôle sont abordés dans le cours « Concepts de qualité ».
Pour aller plus loin
👉 Gestion de l’approvisionnement : comprendre le domaine et ses perspectives
👉 Coût total de possession : pourquoi le prix d’achat ne dit-il pas tout?
👉 Négociation avec les fournisseurs : pourquoi est-elle essentielle en approvisionnement?
👉 En savoir plus sur le programme de Gestion de l’approvisionnement – LCA.FL du Collège CDI
