5 février 2014 | Québec
Transformer l’information en une présentation claire et professionnelle
Une présentation professionnelle ne consiste pas simplement à placer du texte et quelques images sur des diapositives. Elle doit permettre au public de comprendre rapidement l’information, de suivre le fil des idées et de repérer les éléments importants.
Dans le domaine de la bureautique, Microsoft PowerPoint constitue un outil de communication qui requiert autant de réflexion sur le contenu que de maîtrise technique. Le programme de Spécialiste en technologies de l’information appliquées à la bureautique – LCE.3V comprend d’ailleurs un cours de 60 heures consacré aux logiciels de présentation, dont Microsoft PowerPoint.
Commencer par déterminer l’objectif de la présentation
Avant de créer la première diapositive, il faut savoir ce que la présentation doit accomplir.
S’agit-il d’expliquer une procédure, de présenter des données, d’informer un groupe ou de soutenir une rencontre? Le contenu, le vocabulaire et le niveau de détail peuvent varier considérablement selon l’objectif et le public.
Le plan de cours accorde justement une place à la capacité d’atteindre le public cible et de produire une présentation professionnelle. Dans le contexte médical, les exemples d’application comprennent notamment des cours prénataux, des cliniques de vaccination et des présentations destinées aux salles d’attente.
Structurer l’information avant de penser au design
Une présentation efficace repose d’abord sur une organisation logique du contenu.
Il est généralement préférable de déterminer les grandes idées à communiquer, puis de les répartir entre les différentes diapositives. Chaque écran devrait avoir une fonction précise et contribuer à la progression de la présentation.
Les titres, les sous-titres et la disposition des éléments permettent ensuite de créer une hiérarchie qui aide le public à comprendre ce qu’il doit retenir.
👉 Découvrez également : Pourquoi l’organisation est-elle une compétence clé en bureautique médicale?
Éviter de surcharger les diapositives
Une diapositive n’a pas à contenir tout ce que la personne qui présente souhaite dire.
Des paragraphes trop longs, une accumulation de données ou un nombre trop élevé d’éléments visuels peuvent rendre l’information difficile à parcourir. Il vaut mieux sélectionner les éléments essentiels et utiliser les diapositives pour appuyer le message.
Les images, graphiques et tableaux peuvent être utiles lorsqu’ils permettent de communiquer une information plus clairement. Leur présence devrait toutefois répondre à un besoin plutôt qu’à une simple volonté de remplir l’espace.
Utiliser la mise en page pour faciliter la compréhension
La présentation visuelle influence directement la facilité avec laquelle l’information peut être consultée.
La taille des caractères doit permettre une lecture confortable. Le contraste entre le texte et l’arrière-plan doit être suffisant. Les éléments devraient également conserver une certaine cohérence d’une diapositive à l’autre.
PowerPoint permet de travailler avec des images, des objets et diverses options de mise en page. Le cours du programme aborde notamment la création de documents, l’utilisation d’images ainsi que des notions avancées de mise en page.
👉 Découvrez également : Les outils bureautiques en contexte médical : des usages bien précis
Adapter son vocabulaire au public
La clarté d’une présentation ne dépend pas uniquement de son apparence.
Le choix des mots doit également correspondre aux personnes auxquelles l’information est destinée. Une présentation préparée pour des professionnels ne sera pas nécessairement structurée de la même manière qu’une présentation destinée au public ou aux patients.
Dans un contexte médical, cette capacité devient particulièrement importante, puisque le personnel administratif peut être amené à travailler avec une terminologie spécialisée tout en communiquant avec des personnes qui ne la connaissent pas.
Le programme de Spécialiste en technologies appliquées à la bureautique, option adm. médical/juridique – LCE.3V aborde justement les règles de communication verbale et écrite ainsi que la terminologie médicale.
👉 Découvrez également : Pourquoi la communication écrite est-elle importante en administration médicale?
Vérifier attentivement le contenu avant de présenter
Une présentation professionnelle devrait toujours faire l’objet d’une révision.
Il faut vérifier l’orthographe, les chiffres, la cohérence des titres, l’ordre des diapositives et la lisibilité des éléments. Les fichiers, images ou liens nécessaires à la présentation devraient également être testés avant leur utilisation.
Dans un environnement professionnel, la précision du document contribue directement à la qualité de la communication.
PowerPoint au sein d’un ensemble d’outils bureautiques
PowerPoint n’est pas utilisé de manière isolée.
Le programme de Spécialiste en technologies appliquées à la bureautique, option adm. médical/juridique – LCE.3V comprend également Microsoft Word pour le traitement de texte, Excel pour les chiffriers, Access pour les bases de données et Outlook pour les communications et la gestion de l’agenda. Il prévoit même l’intégration de différents logiciels de la suite Microsoft Office au sein d’une même application.
Une personne travaillant en bureautique médicale peut donc avoir à préparer des documents, gérer de l’information, organiser des données et communiquer cette information sous différentes formes, selon les besoins du milieu.
Une compétence de communication autant que de bureautique
Maîtriser PowerPoint ne consiste pas seulement à connaître les fonctionnalités du logiciel. Il faut également savoir sélectionner l’information, la structurer, choisir une présentation adaptée au public et produire un document professionnel.
Ces compétences s’intègrent naturellement au travail administratif, où la qualité des documents et la clarté des communications occupent une place importante.
Le programme de Spécialiste en technologies de l’information appliquées à la bureautique – LCE.3V permet de développer ces compétences dans le contexte particulier de l’administration en milieu médical.
Pour aller plus loin
👉 Bureautique médicale : comprendre le domaine et ses perspectives
👉 Le service à la clientèle en milieu médical : une compétence essentielle
👉 Pourquoi la gestion documentaire est-elle essentielle dans le domaine de la santé?
