7 mai 2014 | Québec
Comprendre le parcours de l’information financière dans une entreprise
Une vente est effectuée, une facture est reçue ou un paiement est effectué. Pour l’entreprise, chacune de ces opérations génère une information financière qui devra être enregistrée, classée, vérifiée et, le cas échéant, intégrée aux états financiers.
Ces différentes tâches ne sont pas indépendantes. Elles font partie d’un processus structuré qui permet de transformer les opérations quotidiennes d’une organisation en informations financières exploitables.
Comprendre le cycle comptable permet de voir comment une opération financière chemine de son enregistrement jusqu’à son traitement. Cette progression occupe une place importante dans le programme de Gestion financière informatisée – LEA.AC du Collège CDI, notamment dans les cours de Comptabilité 1, 2 et 3 et d’Utilisation de logiciels comptables.
Tout commence par les opérations de l’entreprise
Une entreprise effectue continuellement des transactions : elle vend des produits ou des services, effectue des achats, reçoit des paiements, paie des fournisseurs ou engage diverses dépenses.
Ces activités doivent être traduites en informations comptables.
Il faut notamment déterminer la nature de l’opération, les comptes concernés et les montants à enregistrer. Les taxes applicables doivent également être prises en compte lorsqu’une transaction y est assujettie.
Dans le cours de Comptabilité 1 du programme de Gestion financière informatisée – LEA.AC, les étudiants abordent précisément les écritures relatives aux opérations commerciales, ainsi que le calcul et l’inscription des taxes de vente provinciales et fédérales.
Cette première étape est fondamentale : les informations produites plus tard dans le cycle dépendent des opérations correctement enregistrées dès le départ.
Enregistrer et classer les opérations
Une fois l’opération identifiée, l’information doit être consignée dans les registres comptables appropriés.
Le plan comptable permet d’organiser les différents comptes utilisés par l’entreprise. Les opérations peuvent ensuite être enregistrées dans le journal général ou dans différents journaux auxiliaires avant d’être reportées au grand livre et aux grands livres auxiliaires.
Cette organisation permet de regrouper progressivement les opérations selon leur nature plutôt que de conserver une simple succession de transactions.
Le programme de Gestion financière informatisée – LEA.AC aborde ces différentes étapes dès le cours de Comptabilité 1.
👉 Découvrez également : Pourquoi la comptabilité est-elle au cœur de la gestion financière?
Vérifier les informations comptables
Enregistrer les opérations ne suffit pas. Il faut également pouvoir vérifier les informations collectées.
La préparation d’une balance de vérification fait partie du cycle comptable abordé lors de la formation. D’autres opérations de vérification apparaissent ensuite à mesure que les situations étudiées deviennent plus complexes.
Le cours de Comptabilité 2 traite notamment de la petite caisse, du rapprochement bancaire, des comptes à recevoir, des achats de marchandises et des immobilisations.
Le rapprochement bancaire, par exemple, permet de comparer certaines informations figurant dans les registres de l’entreprise à celles issues de la banque, afin d’identifier les écarts à expliquer ou à corriger.
Cette étape illustre un principe important du travail comptable : l’information doit non seulement être enregistrée, mais aussi vérifiée avant de pouvoir servir à produire un portrait financier fiable.
Effectuer les ajustements de fin de période
Toutes les informations nécessaires ne sont pas toujours correctement enregistrées au moment où une opération a lieu.
À la fin d’une période comptable, certaines écritures doivent donc être ajustées afin que les comptes reflètent fidèlement la situation de l’entreprise.
Le programme aborde notamment les écritures de régularisation, la préparation d’un chiffrier ainsi que les écritures de clôture et de contre-passation. Ces opérations font partie du processus qui précède la préparation des états financiers.
Cette étape montre pourquoi le cycle comptable ne consiste pas à additionner toutes les transactions effectuées au cours d’une période.
Avant de produire les documents financiers, il faut s’assurer que les données collectées sont organisées et ajustées de manière appropriée.
Préparer les états financiers
Les différentes étapes du cycle aboutissent finalement à l’un de ses principaux résultats : la préparation des états financiers.
Ces documents regroupent et présentent l’information financière de manière structurée.
Dans le programme de Gestion financière informatisée – LEA.AC, leur préparation accompagne la progression des apprentissages. Comptabilité 1 porte sur une entreprise commerciale à propriétaire unique, Comptabilité 2 sur une société en nom collectif et Comptabilité 3 sur une société par actions. Ce dernier cours aborde également la préparation de l’état des flux de trésorerie.
Les étudiants sont donc amenés à travailler dans divers contextes d’entreprise, tout en approfondissant progressivement le traitement de l’information comptable.
👉 Découvrez également : Pourquoi les états financiers sont-ils essentiels pour comprendre une entreprise?
Passer du cycle comptable manuel au cycle informatisé
Comprendre les étapes du cycle comptable demeure important même lorsque des logiciels sont utilisés pour effectuer une partie du travail.
Le programme comprend d’ailleurs un cours consacré à l’Utilisation de logiciels comptables. Celui-ci aborde les modules du grand livre général, des comptes clients et des comptes fournisseurs ainsi que le cycle comptable informatisé. Les étudiants y effectuent notamment l’enregistrement des écritures, le report, la correction des erreurs et la production d’états financiers.
Le logiciel facilite donc le traitement de nombreuses opérations, mais il ne supprime pas la nécessité de comprendre ce que les données représentent et comment elles circulent dans le système comptable.
Savoir utiliser un logiciel et comprendre le cycle comptable sont deux compétences complémentaires.
Des états financiers à l’analyse
La production des états financiers ne marque pas nécessairement la fin du travail sur les données comptables.
Une fois structurée, l’information peut également servir à analyser la situation financière d’une organisation et à établir des prévisions.
Le programme de Gestion financière informatisée – LEA.AC aborde notamment l’analyse des états financiers au moyen de ratios, l’analyse verticale et horizontale des résultats ainsi que la préparation d’états financiers prévisionnels et d’un budget de caisse.
On passe alors progressivement de l’enregistrement de ce qui s’est produit à l’utilisation de l’information financière pour mieux comprendre la situation de l’entreprise et envisager ce qui pourrait suivre.
Comprendre comment les différentes tâches sont reliées
Lorsqu’on examine séparément les écritures comptables, le grand livre, le rapprochement bancaire, les écritures de régularisation ou les états financiers, ces notions peuvent sembler constituer autant de tâches distinctes.
Le cycle comptable permet de comprendre ce qui les relie.
Une opération génère une information. Cette information est enregistrée et classée. Les données sont ensuite vérifiées et ajustées avant d’être utilisées pour la préparation des états financiers. Des outils informatiques peuvent accompagner plusieurs de ces étapes, puis les informations obtenues peuvent servir à l’analyse et à la planification.
C’est cette progression qui explique pourquoi la formation en Gestion financière informatisée – LEA.AC du Collège CDI combine l’apprentissage des principes comptables avec l’utilisation de logiciels et d’outils informatiques appliqués à la finance.
Comprendre les étapes individuellement est important. Comprendre comment elles s’enchaînent permet de saisir le fonctionnement d’ensemble du traitement de l’information financière.
Foire aux questions
1. Qu’est-ce que le cycle comptable?
Le cycle comptable regroupe différentes étapes permettant de traiter l’information financière d’une entreprise. Il comprend notamment l’enregistrement des opérations, leur classement dans les comptes appropriés, certaines vérifications et régularisations ainsi que la préparation des états financiers.
2. Pourquoi faut-il effectuer des écritures de régularisation?
Les écritures de régularisation permettent d’ajuster certains comptes à la fin d’une période afin que l’information comptable reflète adéquatement les opérations et la situation de l’entreprise avant la préparation des états financiers.
3. Les logiciels comptables remplacent-ils la compréhension du cycle comptable?
Non. Un logiciel peut automatiser ou faciliter plusieurs opérations, mais son utilisation exige toujours de comprendre la nature des transactions, les comptes concernés et le résultat attendu. Le programme de Gestion financière informatisée – LEA.AC aborde d’ailleurs à la fois le cycle comptable et son traitement informatisé.
Pour aller plus loin
👉 Gestion financière informatisée : comprendre le domaine et ses perspectives
👉 À quoi servent le contrôle et la vérification en comptabilité?
👉 Prévisions financières et prise de décision : le rôle de l’analyse
👉 En savoir plus sur le programme de Gestion financière informatisée – LEA.AC du Collège CDI
