26 novembre 2013 | Québec
Plusieurs tâches à coordonner au cours d’une même journée
Courriels, appels téléphoniques, rendez-vous, documents à préparer, renseignements à saisir et suivis à effectuer : une journée de travail en bureautique médicale peut regrouper plusieurs types de tâches administratives. Certaines sont prévues à l’horaire, tandis que d’autres demandes peuvent survenir au fil de la journée.
Savoir utiliser Word, Excel, Access, PowerPoint ou Outlook est important, mais les outils ne font pas tout. Il faut également savoir établir des priorités, organiser l’information et assurer le suivi des tâches à accomplir. La formation de Spécialiste en technologies appliquées à la bureautique, option adm. médical/juridique – LCE.3V permet de développer ces différentes compétences administratives et technologiques.
Commencer par déterminer les priorités
Une bonne organisation commence par une vue d’ensemble du travail à accomplir.
Quels rendez-vous sont prévus? Quels documents doivent être préparés? Quels messages nécessitent un suivi? Quelles tâches ont une échéance? Certaines demandes doivent-elles être traitées avant les autres?
Prendre connaissance des priorités permet de structurer la journée tout en conservant suffisamment de souplesse pour répondre aux situations qui peuvent survenir.
👉 Découvrez également : Pourquoi l’organisation est-elle une compétence clé en bureautique médicale?
Gérer les communications sans perdre le fil
Les communications peuvent occuper une place importante dans le travail administratif. Il peut être nécessaire de répondre à des courriels et à des appels, de prendre des messages ou de transmettre certaines informations.
Chaque demande ne peut toutefois pas être traitée immédiatement. Il faut parfois consigner l’information, déterminer le suivi nécessaire et s’assurer de revenir à la tâche au moment opportun.
Des outils comme Outlook permettent notamment de regrouper les courriels, le calendrier et diverses fonctions de gestion des tâches. Ils deviennent particulièrement utiles lorsqu’ils sont associés à une méthode de travail structurée.
Coordonner les rendez-vous et les horaires
La gestion des rendez-vous demande, elle aussi, une attention constante.
Il faut pouvoir consulter un horaire, vérifier les disponibilités, saisir correctement les renseignements, modifier un rendez-vous au besoin et éviter les conflits d’horaire.
À cela peuvent s’ajouter des changements ou des demandes imprévues qui obligent à réorganiser certaines activités.
Un calendrier électronique facilite cette coordination, mais la précision et le jugement demeurent essentiels pour déterminer comment traiter chaque situation.
Passer d’une tâche à une autre efficacement
Une journée de travail ne se déroule pas toujours selon l’ordre prévu.
La préparation d’un document peut être interrompue par un appel. Une demande peut nécessiter la consultation d'une base de données. Un rendez-vous peut devoir être modifié pendant qu’un autre suivi attend d’être effectué.
L’enjeu n’est donc pas simplement de travailler rapidement, mais de pouvoir changer de tâche sans oublier ce qui était en cours ni perdre une information importante.
Une méthode de travail claire peut aider : noter les suivis à effectuer, utiliser les rappels appropriés et terminer ou reprendre méthodiquement les tâches interrompues.
Préparer et traiter différents types d’information
Une partie de la journée peut également être consacrée à la préparation de documents, à la saisie de renseignements ou à la mise à jour de données.
Selon la tâche, différents outils peuvent être mobilisés. Word peut servir à préparer des documents professionnels, Excel à organiser ou analyser des données et Access à travailler avec des bases de données.
Le choix du logiciel dépend donc du travail à réaliser. La véritable compétence consiste à savoir quel outil utiliser et à l’employer efficacement, tout en préservant la qualité de l’information traitée.
👉 Découvrez également : Comment préparer des documents professionnels en bureautique médicale?
Assurer les suivis avant qu’une tâche ne soit oubliée
Certaines demandes ne peuvent pas être traitées dès leur réception. Elles nécessitent un suivi quelques heures ou quelques jours plus tard.
Il devient alors important de disposer d’une méthode permettant de savoir ce qui a été fait, ce qui reste à faire et à quel moment il faudra intervenir.
Les listes de tâches, les rappels, les calendriers et les notes peuvent contribuer à cette organisation. L’objectif est d’éviter de dépendre uniquement de sa mémoire lorsqu’on doit gérer plusieurs dossiers ou demandes simultanément.
Garder la confidentialité à l’esprit toute la journée
L’organisation du travail en milieu médical comporte également une dimension qui doit demeurer présente dans chacune des tâches : la confidentialité.
Consulter un document, répondre à un appel, transmettre un courriel, saisir des données ou effectuer un suivi peut impliquer des renseignements à protéger.
Une bonne organisation consiste donc aussi à respecter les procédures de traitement de l’information, à vérifier les destinataires et à demeurer attentive à ce qui est visible ou accessible aux autres.
L’organisation relie toutes les compétences
Il n’existe évidemment pas une seule journée type en bureautique médicale. Les responsabilités varient selon le poste et le milieu de travail.
Une constante demeure cependant : les tâches administratives ne sont pas isolées les unes des autres. Les communications peuvent entraîner des suivis, les rendez-vous nécessitent de l’organisation, les documents exigent de la précision et les données doivent être traitées avec rigueur.
La formation de Spécialiste en technologies appliquées à la bureautique, option adm. médical/juridique – LCE.3V permet ainsi de développer non seulement la maîtrise des outils technologiques, mais aussi la capacité à les intégrer dans une méthode de travail organisée et professionnelle.
Foire aux questions
1. Comment établir ses priorités en bureautique médicale?
Il faut tenir compte des échéances, des rendez-vous prévus, des suivis nécessaires et de la nature des différentes demandes. Certaines situations peuvent également obliger à revoir les priorités établies au début de la journée.
2. Quels outils peuvent faciliter l’organisation du travail?
Un calendrier électronique, les courriels, les rappels et les listes de tâches peuvent faciliter l’organisation. Des logiciels tels que Word, Excel et Access répondent ensuite à divers besoins liés aux documents et aux données.
3. Pourquoi les suivis sont-ils importants dans l’organisation d’une journée?
Certaines demandes nécessitent une intervention ultérieure. Une méthode de suivi permet de garder en vue les tâches non terminées et de réduire le risque d’oublier une demande.
Pour aller plus loin
👉 Bureautique médicale : comprendre le domaine et ses perspectives
👉 Pourquoi le suivi administratif est-il important en administration médicale?
👉 Pourquoi le jugement professionnel est-il important en administration médicale?
