Les tâches du commis de bureau

13 août 2013 | Québec

De façon générale, les commis de bureau préparent une foule de documents, se servent du matériel de bureau, répondent au téléphone et effectuent diverses tâches conformément aux méthodes établies. Ils travaillent dans les bureaux des secteurs public et privé. Ils sont présents dans toutes les industries, ce qui créé de nombreuses possibilités d’emploi.

Au quotidien, ils exécutent un éventail de tâches très variées. Ainsi, les commis de bureau sont souvent appelés à :

• saisir à l’ordinateur, réviser, relire et finaliser de la correspondance, des rapports, des relevés, des factures, des formulaires, des présentations et d’autres documents à partir de notes manuscrites ou dictées;
• répondre aux demandes de renseignements présentées par téléphone, en personne ou par voie électronique ou acheminer ces demandes à la personne compétente;
• fournir des renseignements généraux aux clients et au public;
• photocopier et agrafer des documents pour les diffuser, les expédier par courrier et les classer;
• tenir et préparer des rapports à partir de dossiers concrets ou électroniques, d’inventaires, de listes d’envoi et de bases de données;
• assurer le traitement du courrier reçu et sortant, par la poste ou par voie électronique;
• envoyer et recevoir des messages et des documents au moyen d’un télécopieur ou du courrier électronique;
• effectuer des tâches générales de comptabilité, telles que préparer des factures et des dépôts bancaires;
• trier, vérifier et traiter, au besoin, les formulaires de demande, les reçus, les dépenses ou d’autres documents;
• commander, au besoin, des fournitures de bureau et assurer l’entretien des machines de bureau.

Un diplôme d’études secondaires, un diplôme d’études collégiales (DEC) en techniques de bureautique ou en techniques de comptabilité, un diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat ou une attestation d’études collégiales (AEC) liée à la bureautique sont couramment demandés par les employeurs. La connaissance des logiciels de bureautique (suite Office), y compris les logiciels de présentation, et celle d’Internet sont requises.

La discrétion, la disponibilité, la flexibilité, le souci du détail, la capacité d’effectuer des tâches variées en parallèle, le sens de l’initiative et la capacité de travailler sous pression sont les qualités les plus recherchées. Par ailleurs, il faut aimer communiquer avec les gens pour les convaincre, aimer travailler en contact avec des personnes et aimer accomplir des tâches répétitives selon des directives établies.

Les commis de bureau ont fréquemment un penchant naturel pour les chiffres, les débits et les crédits. Au jour le jour, ils sont amenés à rencontrer beaucoup de personnes dans l’exercice de leurs fonctions : patrons, contrôleurs, clients, fournisseurs, employés. L’expérience acquise comme commis de bureau permet d’accéder à d’autres professions liées au travail administratif (secrétaire, secrétaire de direction, adjointe ou adjoint administratif, gestionnaire).

Il s’agit d’une profession qui vous intéresse? Vous pouvez décrocher un poste de commis de bureau ou d’agent de bureau avec l’attestation d’études collégiales (AEC) qui est octroyée à l’issue de la formation en bureautique proposée par le Collège CDI. Il s’agit d’un programme qui répond entièrement aux demandes du marché du travail et qui permet, de plus, l’acquisition de compétences élargies dans le domaine de l’analyse financière. Pour plus de renseignements sur la formation en Gestion financière informatisée offerte par le Collège CDI ou pour en savoir plus sur le métier de commis de bureau, remplissez le formulaire situé à la droite de l’écran.