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27 février 2014 | Québec
On les appelait autrefois secrétaires. De nos jours, on les nomme assistantes ou adjointes administratives. À première vue, on pourrait croire que les tâches qu’elles effectuent aujourd’hui sont les mêmes que celles qu’elles effectuaient autrefois. Mais ce n’est pas nécessairement le cas.Dans l’esprit de plusieurs, un tel métier se limite encore à répondre aux appels téléphoniques et à reproduire des documents avec des outils de traitement de texte. Or, depuis la disparition des machines à écrire, la majorité des professionnels et des gestionnaires ont pris l’habitude de rédiger et de taper eux-mêmes leurs documents sur l’ordinateur, ce qui réduit considérablement les besoins de personnel à cet effet. Ainsi, si les secrétaires d’hier passaient l’essentiel de leurs journées à taper à la machine, les adjointes administratives d’aujourd’hui ne le font pratiquement jamais. La dactylographie n’est certes plus à la mode dans le monde actuel.
De nos jours, même si elles continuent de réaliser des tâches que les secrétaires avaient l’habitude d’effectuer par le passé comme le filtrage des communications, la préparation des documents requis pour une réunion, la rédaction des procès-verbaux et d’autres documents de nature administrative, une foule de tâches additionnelles, pouvant exiger des compétences pointues, s’y sont ajoutées. Pour plusieurs entreprises modernes, il est indispensable d’avoir dans ses rangs une personne pouvant s’occuper, entre autre tâches, de la recherche d’information stratégique, des communications avec les médias, de la création et du maintien des bases de données, de la supervision du personnel de bureau ou de la correction de documents pour l’Internet.
La flexibilité et la polyvalence sont donc devenues des qualités essentielles pour les personnes qui veulent se lancer dans ce métier car les tâches qu’elles doivent accomplir quotidiennement varient souvent d’une entreprise ou d’un patron à l’autre. Cela dit, une formation de base en secrétariat constitue un bon point de départ. Surtout quand la formation en question, comme celle proposée par le Collège CDI, permet d’acquérir un éventail de compétences variées.
Pour réussir dans ce métier, les personnes doivent posséder une excellente connaissance des logiciels de traitement de texte et des habiletés supérieures d’organisation. Elles doivent être méthodiques, doivent pouvoir travailler de façon autonome et avoir une excellente aptitude à communiquer. De plus, il faut habituellement maîtriser parfaitement le français à l’oral et à l’écrit et posséder une bonne connaissance de l’anglais.
Cette profession vous intéresse? Pourquoi ne pas envisager l’un des programmes de formation proposés par le Collège CDI? Pour obtenir plus de renseignements sur le programme de Spécialiste en technologies de l’information appliquées à la bureautique – LCE.3V Concentration : Assistant en milieu médical ou sur le sur le programme de Spécialiste en technologies de l’information appliquées à la bureautique – LCE.3V Concentration : Assistant administratif en milieu juridique offerts aux campus CDI d'Anjou, de Laval, de Longueuil, de Montréal, de Pointe-Claire et de la ville de Québec, remplissez le formulaire situé à la droite de l’écran.