28 mars 2014 | Québec
Des logiciels performants, mais une méthode de travail toujours essentielle
Les outils numériques occupent aujourd’hui une place centrale dans le travail administratif. Le traitement de texte, les feuilles de calcul, les bases de données, les présentations, les courriels et les calendriers électroniques permettent d’effectuer une grande variété de tâches efficacement.
Mais savoir utiliser un logiciel ne signifie pas automatiquement savoir accomplir efficacement une tâche administrative. Il faut également comprendre l’objectif du travail, choisir l’outil approprié, organiser l’information, vérifier son exactitude et assurer les suivis nécessaires.
Cette complémentarité entre compétences technologiques et administratives se manifeste dans la formation de Spécialiste en technologies appliquées à la bureautique, option adm. médical/juridique – LCE.3V du Collège CDI, qui permet notamment de développer des compétences liées à différents logiciels de bureautique et à leur utilisation en contexte professionnel.
Choisir l’outil en fonction de la tâche à accomplir
Word, Excel, Access, PowerPoint et Outlook répondent à des besoins différents.
Un logiciel de traitement de texte peut servir à préparer et à mettre en forme des documents. Un tableur permet d’organiser des données et d’effectuer différents calculs. Une base de données facilite la gestion structurée d’un ensemble d’informations. Un logiciel de présentation permet de communiquer visuellement, tandis qu’un outil comme Outlook regroupe notamment les courriels et le calendrier.
La première compétence ne consiste donc pas simplement à savoir ouvrir et utiliser ces logiciels. Il faut être capable de déterminer lequel convient à la tâche à réaliser et d’utiliser ses fonctions de manière appropriée.
👉 Découvrez également : Word en bureautique médicale : bien plus que du traitement de texte
Transformer l’information plutôt que simplement la saisir
Les technologies facilitent considérablement la saisie, la modification et le stockage de l’information. Elles ne déterminent cependant ni quelles informations doivent être consignées ni comment elles devraient être organisées.
Prenons l’exemple d’un tableur. Excel permet de créer des feuilles de calcul, d’utiliser des formules et des fonctions et de présenter des données sous différentes formes. Mais encore faut-il déterminer quelles données sont pertinentes et comment les structurer pour qu’elles puissent être utilisées efficacement.
Le même principe s’applique à une base de données. Access offre des fonctions permettant d’organiser et d’exploiter l’information, mais la qualité du résultat dépend aussi de la façon dont les données sont saisies, structurées et vérifiées.
La technologie accélère donc certaines opérations sans éliminer la nécessité de comprendre l’information avec laquelle on travaille.
Produire un document demande plus que de connaître Word
Un document professionnel n’est pas réussi simplement parce qu’il a été créé avec un logiciel de traitement de texte.
Sa structure, sa présentation, son contenu et son exactitude demeurent importants. Il faut également être capable de réviser le document et de s’assurer qu’il répond au besoin auquel il est destiné.
La maîtrise technique de Word devient alors une composante d’un ensemble plus large de compétences administratives.
Cette distinction est importante : le logiciel fournit les fonctions nécessaires à la réalisation du document, mais la personne qui l’utilise demeure responsable des choix effectués et du résultat obtenu.
👉 Découvrez également : Comment préparer des documents professionnels en bureautique médicale?
Utiliser plusieurs outils dans une même journée
Le travail administratif ne se déroule généralement pas dans un seul logiciel.
Une même tâche peut nécessiter de consulter un courriel, de vérifier un rendez-vous, de rechercher une information, de modifier un document et d’effectuer ensuite un suivi.
La difficulté n’est donc pas uniquement de maîtriser chaque outil séparément. Il faut aussi pouvoir passer d’un outil à l’autre tout en conservant une méthode de travail cohérente.
C’est particulièrement important lorsqu’une journée comporte plusieurs demandes simultanées. Un logiciel peut faciliter la réalisation d’une tâche précise, mais il ne décide pas automatiquement de l’ordre de traitement des demandes.
La technologie ne remplace pas l’organisation
Un calendrier électronique permet de noter des rendez-vous. Des rappels peuvent signaler une échéance. Une boîte de réception permet de conserver et de classer les communications.
Ces fonctions sont utiles, mais elles ne déterminent pas les priorités au lieu de l’utilisateur.
Lorsque plusieurs tâches doivent être accomplies, il faut notamment déterminer lesquelles sont urgentes, lesquelles peuvent attendre, quels suivis doivent être effectués et quelles informations doivent être conservées.
L’efficacité repose donc autant sur l’organisation du travail que sur les fonctionnalités des logiciels.
Cette réalité explique pourquoi apprendre à utiliser les technologies de bureautique ne peut être complètement dissocié de l’apprentissage des méthodes de travail administratif.
Communiquer efficacement demeure une compétence humaine
Les technologies ont également transformé les communications professionnelles.
Un courriel peut être transmis instantanément et un calendrier partagé peut faciliter la coordination des activités. Ces outils ne déterminent toutefois ni le contenu du message ni la manière appropriée de communiquer dans une situation donnée.
Il faut encore choisir les renseignements à transmettre, adapter sa communication au contexte, vérifier le destinataire et s’assurer que le message est suffisamment clair.
Outlook peut donc faciliter la gestion des communications et des rendez-vous sans remplacer le jugement nécessaire pour déterminer comment traiter une demande et quel suivi lui donner.
👉 Découvrez également : Outlook en bureautique médicale : gérer courriels, rendez-vous et priorités
Vérifier demeure essentiel, même avec de bons outils
Les logiciels permettent d’automatiser ou d’accélérer certaines opérations, mais une erreur de saisie, une information erronée ou un document envoyé au mauvais destinataire demeurent possibles.
La vérification conserve donc toute son importance.
Il peut être nécessaire de relire un document, de vérifier les données saisies, de confirmer une information ou de s’assurer que le fichier correspond bien à la version recherchée avant de poursuivre une tâche.
Cette attention est particulièrement importante lorsque le travail administratif porte sur des renseignements qui doivent être traités avec précision et confidentialité.
La technologie peut soutenir la réalisation du travail; elle ne dispense pas de la rigueur nécessaire pour en assurer la qualité.
Développer une compétence qui va au-delà du logiciel
Les logiciels évoluent. Leurs interfaces évoluent, de nouvelles fonctions apparaissent et certaines tâches peuvent être réalisées de plus en plus rapidement.
Il devient donc particulièrement utile de comprendre non seulement comment utiliser un outil, mais aussi pourquoi et dans quelles circonstances l’utiliser.
Cette approche permet de relier les différentes compétences technologiques à des besoins administratifs concrets : préparer un document, organiser des données, gérer des communications, coordonner des activités ou assurer un suivi.
C’est cette combinaison qui permet d’aborder la formation de Spécialiste en technologies appliquées à la bureautique, option adm. médical/juridique – LCE.3V : les outils numériques y prennent leur sens lorsqu’ils sont intégrés aux différentes tâches et méthodes de travail.
Les outils changent, les compétences administratives demeurent
La transformation numérique du travail administratif ne signifie donc pas que les technologies accomplissent désormais tout le travail.
Au contraire, plus les outils permettent de traiter rapidement des documents, des données et des communications, plus il devient important de savoir organiser l’information, choisir la bonne méthode, vérifier son travail et assurer les suivis appropriés.
La maîtrise technique fait partie de la compétence. L’autre consiste à savoir utiliser cette technologie avec méthode et dans un objectif précis.
C’est pourquoi, en bureautique, connaître les logiciels est important, mais savoir quoi en faire l’est tout autant.
Foire aux questions
1. Quels logiciels sont utilisés dans la formation en bureautique?
La formation de Spécialiste en technologies appliquées à la bureautique, option adm. médical/juridique – LCE.3V permet notamment de développer des compétences à l'aide d'outils tels que Word, Excel, Access, PowerPoint et Outlook. Chacun répond à des besoins différents liés aux documents, aux données, aux présentations ou aux communications.
2. Pourquoi ne suffit-il pas de savoir utiliser un logiciel de bureautique?
Parce qu’un logiciel fournit des fonctions, mais ne détermine pas nécessairement comment organiser le travail. Il faut également comprendre la tâche, choisir l’outil approprié, traiter l’information avec précision et effectuer les vérifications et les suivis nécessaires.
3. Pourquoi l’organisation demeure-t-elle importante avec les outils numériques?
Les outils numériques facilitent la gestion des documents, des communications et des horaires, mais plusieurs tâches peuvent devoir être coordonnées simultanément. L’organisation permet d’établir les priorités, de garder une vue d’ensemble du travail et de ne pas perdre de vue les suivis à effectuer.
Pour aller plus loin
👉 Bureautique médicale : comprendre le domaine et ses perspectives
👉 Excel en bureautique médicale : organiser et analyser les données
👉 Access en bureautique médicale : gérer efficacement des bases de données
