Le rôle de l’assistante administrative

4 juillet 2014 | Québec

Toutes les entreprises emploient du personnel administratif et les assistantes administratives jouent un rôle particulièrement essentiel dans le déroulement des activités quotidiennes. Comme la fonction diffère d’une entreprise à l’autre et que les responsabilités dépendent du département, de l’organisation, de l’équipe, du niveau de fonction, il est difficile d’établir une liste définitive des tâches d’un employé administratif. Voici cependant un aperçu des tâches les plus communément exécutées par les assistantes administratives.

• Recevoir les visiteurs, les clients et les fournisseurs.
• Planifier les rendez-vous.
• Trier, distribuer, affranchir enregistrer le courrier et s’occuper de la gestion des messages électroniques.
• Rédiger et mettre en forme les documents, les faire suivre et les ranger.
• S’occuper de l’organisation des réunions et réaliser leurs comptes rendus.
• Vérifier l’état des stocks, évaluer les besoins en approvisionnement et définir les commandes à passer.
• Actualiser des données de suivi d’activité de la structure (tableaux de bord, tableaux de résultats, etc.).

Dans les plus petites entreprises, les tâches des employés administratifs sont souvent plus nombreuses. Ainsi, l’assistante administrative peut être appelée à gérer des tâches comptables, de recrutement ou de logistique. La constante augmentation des salaires qui sont versés aux assistantes administratives depuis quelques années démontre bien que le métier a évolué. Parlant d’évolution, le métier est appelé à changer dans les années à venir puisque les assistantes administratives seront de plus en plus appelées à faire de la gestion de projets, de la supervision du personnel, des analyses financières et plus encore.

En plus d’avoir d’excellentes compétences en communication, il faut être méticuleuse et bien organisée pour pouvoir exercer ce métier. Les assistantes administratives doivent être en mesure de travailler seules et faire preuve de flexibilité.

Le Collège CDI propose deux programmes de formation menant à cette profession. Le programme d’Assistant administratif en milieu juridique permet d’acquérir les compétences permettant d’effectuer des tâches administratives dans des cabinets d’avocats, les services juridiques de grandes entreprises ou des tribunaux, alors que les diplômées du programme d’Assistant administratif en milieu médical travaillent généralement dans des cabinets médicaux, des cliniques médicales, des hôpitaux, des centres d’hébergement de soins de longue durée, des centres de soins ambulatoires et dans les bureaux de facturation des services médicaux.

Pour plus de renseignements sur les différents programmes de formation offerts par le Collège CDI, remplissez le formulaire situé à la droite de l’écran.