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Se spécialiser en comptabilité quand on est secrétaire ou adjointe administrative

février 12, 2014 | Québec

C’est un fait indéniable : les secrétaires ou adjointes administratives ont une grande importance au sein de toutes les entreprises. Elles exercent un rôle de soutien et sont en charge de toutes les tâches de secrétariat. La maîtrise des outils bureautiques est la condition sine qua non pour pouvoir exercer ces métiers où la réception des appels berce le quotidien des travailleuses. Véritables expertes du multitâche, les secrétaires ou adjointes administratives s’occupent de l’accueil, du classement, de la planification, de la gestion du bureau, de la coordination et plus encore. Habituellement, les secrétaires sont au service d’une seule personne (responsable ou directeur), tandis que les adjointes administratives, de leur côté, travaillent pour l’ensemble des membres d’un bureau ou d’une équipe.

Au jour le jour, elles :
  • prennent et filtrent les appels;
  • reçoivent les visiteurs et les clients;
  • classent des documents;
  • font des recherches et fournissent des informations;
  • répondent au courrier;
  • gèrent les agendas;
  • organisent des événements et des réunions;
  • gèrent les fournitures et le bon fonctionnement du bureau
  • prennent des notes lors des réunions et rédigent des synthèses;
  • rédigent, mettent en page et mettent à jour des documents;
  • et, dans certains cas, supervisent le travail du personnel administratif.

De nos jours, de plus en plus de secrétaires ou d’adjointes juridiques qui ont envie d’un salaire plus important et d’un éventail de tâches plus varié choisissent de parfaire leur formation et de se spécialiser en comptabilité, surtout si elles ont la bosse des mathématiques. Une secrétaire qui sait manier habilement les chiffres peut représenter une véritable plus-value au sein des petites et moyennes entreprises qui sont, soulignons-le, les principaux employeurs de secrétaires au Québec.

Une formation de 48 semaines en gestion financière informatisée, par exemple, permet aux candidates d’acquérir les compétences requises pour effectuer les opérations financières à l’aide d’outils informatiques et de veiller à l’équilibre financier d’une entreprise de petite ou moyenne envergure. Outre les tâches plus traditionnelles énumérées ci-haut, une secrétaire ou une adjointe administrative qui a acquis de telles compétences peut ainsi être en charge de la gestion de la paie, de la facturation, des rapports de taxes, des devis, de la préparation des dossiers en vue de la fin de l’année financière, etc. La comptabilité est en soi un vaste domaine qui peut se révéler extrêmement attrayant pour toutes celles qui sont fascinées par les chiffres. En se spécialisant en comptabilité, les secrétaires ou adjointes administratives peuvent devenir des collaboratrices à part entière en apportant leur pierre à l’édifice de l’entreprise.

Si vous êtes présentement secrétaire ou adjointe administrative et que vous désirez rehausser vos compétences en comptabilité, vous serez heureuse d’apprendre que le programme de Gestion financière informatisée est offert aux campus CDI d'Anjou, de Laval, de Longueuil, de Montréal, de Pointe-Claire et de la ville de Québec. Il s’agit d’un programme de formation qui mène à l’obtention d’une attestation d’études collégiales (AEC). Pour plus de renseignements sur le programme de Gestion financière informatisée offert par le Collège CDI, remplissez le formulaire situé à la droite de l’écran.

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