Introduction
En adoptant cette nouvelle Politique de confidentialité, le Collège CDI Administration. Technologie. Santé (ci-après, le Collège) confirme son souci de veiller à la protection des renseignements personnels. C’est pourquoi il prend des mesures raisonnables et propres à assurer leur protection contre la perte accidentelle et l’accès, l’utilisation, la modification et la divulgation non autorisés de ceux-ci. Le Collège se dote ainsi d’un document officiel dans lequel il décrit la manière dont il assume sa responsabilité en la matière. Il y actualise ainsi sa volonté de respecter les personnes, leur dignité et leur intégrité physique et psychologique en plus de celle d’offrir des activités de prévention et de sensibilisation pour les membres de la communauté collégiale.
Ce document présente la Politique de confidentialité mise en place par le Collège, propriétaire et gestionnaire de son site Web, afin d’assurer la préservation de la confidentialité des renseignements personnels. Elle vise à informer les personnes utilisatrices sur les pratiques adoptées à l’égard des renseignements personnels transmis au moyen de ce site.
Cette politique repose sur la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels, L.Q. 2021, c. 25 qui actualise l’encadrement applicable à la protection des renseignements personnels, dont la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, RLRQ, c. A -2.1.
En transmettant des informations ou en utilisant toute fonction interactive disponible sur son site Web, la personne utilisatrice consent à toutes les mesures prises par le Collège à l’égard des informations ainsi transmises, telles que détaillées dans ce présent document.
Enfin, la politique engage le Collège à assumer sa responsabilité relative à la confidentialité.
1. Finalités de la politique
Les valeurs fondamentales, qui servent d'assises à la mission de formation du Collège, sont : la responsabilité, la citoyenneté, l’amélioration continue, la diversité (c.-à-d. le respect de la personne), l’intégrité (c.-à-d. la création d’un milieu propice à l’apprentissage) et la qualité. Pour remplir cet engagement, le Collège poursuit, par la présente politique, les finalités suivantes :
- Le droit de toute personne d’évoluer dans un environnement confidentiel.
- Le droit de toute personne d’être traitée avec respect, justice, égalité, équité et impartialité.
- Le droit de toute personne d’avoir accès à des services offerts par des ressources internes et/ou externes spécialisées.
- Le droit de toute personne de déposer en toute confidentialité des informations sur le site Web du Collège.
- La nécessité de former les intervenants en matière de confidentialité.
- Le droit de toute personne utilisatrice de son site Web d’avoir accès aux informations détenues par le Collège.
- La nécessité d’appliquer avec diligence des mesures préventives, correctives ou réparatrices appropriées en matière de confidentialité.
Le Collège s’attend des tiers avec qui elle est en relation qu’ils respectent la présente politique et ses valeurs, en lien avec la confidentialité.
2. Objectifs de la politique
Le Collège tient à offrir aux personnes utilisatrices de son site Web un environnement de navigation stimulant confidentiel. En adoptant cette politique, le Collège vise, de façon plus spécifique, l’atteinte des objectifs suivants :
- Signaler à l’ensemble de la communauté l’importance de la confidentialité ;
- Établir des mesures préventives, correctives ou réparatrices appropriées en matière de confidentialité.
Cette politique vise à conscientiser les personnes des dangers potentiels et mesures en place pour répondre immédiatement à toutes les préoccupations en matière de confidentialité.
3. Définitions
« Anonymiser » désigne une procédure servant à rendre anonyme une donnée pour empêcher l'identification de la personne utilisatrice.
« Licéité » réfère au caractère de ce qui est conforme à la Loi.
« Membre de la communauté » comprend l’ensemble des étudiants, des membres du personnel enseignant et des autres employés du Collège.
« Personne utilisatrice » désigne toute personne interne ou externe à l'organisation qui utilise un actif informationnel de l'organisation, en l’occurrence son site Web, pour mener à bien toutes ou une partie de ses activités.
« Témoin de connexion » constitue un élément d'information qui, lors de la consultation d'un site Web ou de l'utilisation d'une application mobile, est transmis parfois à l'insu de l’utilisateur entre un serveur et un navigateur Web ou un appareil.
« Tiers » Toute personne tierce à l’établissement (superviseur en milieu de travail, visiteurs, invités, consultants, organismes externes, etc.) qui est en relation avec le Collège.
4. Section relative à la protection accordée par le Règlement général de protection des données (RGPD)
1. Concepteur et éditeur
Le site du Collège a été créé et édité par Campus Support :
960 Quayside Drive, bureau 300, New Westminster (C.-B.) V3M 6G2
Le courriel de la personne responsable de la protection des renseignements personnels est affaires_reglementaires@collegecdi.ca.
Ce site est hébergé par AWS en Oregon aux États-Unis (www.aws.amazon.com).
2. Protection des données à caractère personnel
Le Collège s’engage à respecter les règles de protection de la vie privée des personnes utilisant son site Web. En accédant et en utilisant le site, la personne utilisatrice reconnaît avoir pris connaissance de l’ensemble des mentions légales et conditions générales d’utilisation.
Pendant la consultation du site, la personne utilisatrice peut être sollicitée pour communiquer volontairement certaines données personnelles, telles qu’un nom, une adresse courriel ou une adresse postale. Ces informations sont utiles pour accéder à certaines rubriques (ou services) du site. La personne utilisatrice est libre de ne pas communiquer ces données. Cependant, les rubriques nécessitant ces informations ne seront alors pas accessibles.
Conformément à la Loi informatique et libertés du 6 janvier 1978, les personnes utilisatrices disposent d’un droit d’accès, de rectification, de modification et de suppression des données personnelles transmises.
3. Informations sur la collecte des renseignements personnels
La personne utilisatrice a le droit de retirer son consentement à la collecte, à tout moment, sans porter atteinte à la licéité (c.-à-d. la légalité) du traitement fondé sur le consentement effectué avant le retrait de celui-ci. La personne utilisatrice a aussi le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle, soit la Commission d’accès à l’information du Québec.
Le Collège conservera les données pour une durée n’excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées. Cette durée varie entre un mois et trois ans.
5. Collecte de renseignements personnels
1. Renseignements personnels pouvant être collectés
Le Collège recueille uniquement les renseignements personnels nécessaires à l’exercice de ses attributions ou à la mise en œuvre d’un programme dont il a la gestion. Les renseignements collectés par le Collège sont, notamment : prénom et nom, adresse courriel, adresse postale, numéro de téléphone, nationalité, code permanent, préférences pour un programme d’études ou pour un campus d’études, niveau de scolarité, statut familial, relevé de notes, renseignements médicaux, informations bancaires et antécédents judiciaires.
Les renseignements collectés par le Collège comprennent aussi les coordonnées de la personne utilisatrice qui effectue certaines opérations sur ses espaces Web (ex. : demandes d’information, demandes ou offre de service et inscription à un programme de formation). L’identifiant comme personne étudiante ou membre du personnel peut aussi être demandé pour accéder à certains espaces Web appartenant au Collège. Cette opération servira à donner seulement accès au contenu qui est spécifiquement dédié.
2. Moyens de collecte
Les renseignements personnels conservés par le Collège sont recueillis seulement après que la personne utilisatrice ait été informée des fins de la collecte et qu’elle soumette volontairement ceux-ci, soit par l’entremise d’un formulaire, des témoins de connexion (cookies), du système de clavardage, en transmettant un courriel, ou par tout autre moyen sur le site et servant à cette fin.
Lorsqu’il recueille des renseignements personnels, le Collège s’assure d’informer la personne concernée, au plus tard au moment de la collecte : du nom de l’organisme au nom de qui la collecte est faite, des fins auxquelles ces renseignements sont recueillis, des moyens par lesquels les renseignements sont recueillis, du caractère obligatoire ou facultatif de la demande, des conséquences d’un refus de répondre ou de consentir à la demande, des droits d’accès et de rectification prévus par la loi et de la possibilité que les renseignements personnels soient communiqués à l’extérieur du Québec, le cas échéant.
3. Utilisation des renseignements personnels
Le Collège utilise des renseignements personnels concernant sa clientèle étudiante, les membres de son personnel et d’autres tierces parties afin de s’acquitter de sa mission et de ses fonctions. Il ne fera pas usage des renseignements personnels à d’autres fins que celles précisées lors de la collecte, à moins que la personne utilisatrice y consente expressément ou que la loi l’exige.
Les principales utilisations faites par le Collège des renseignements collectés sont, notamment : de communiquer avec la personne utilisatrice aux coordonnées communiquées afin de répondre à une demande d’information, le suivi des demandes d’admission, les admissions et les inscriptions, la prise de rendez-vous physique ou virtuel, la promotion des offres de formation et la diffusion d’avis ou d’alertes.
6. Communication des renseignements personnels
1. Communication sans le consentement de la personne concernée
Le Collège peut divulguer certains renseignements personnels détenus pour se conformer à l’ordonnance d’un tribunal, à une loi ou à une procédure judiciaire, y compris pour répondre à toute demande gouvernementale ou réglementaire, conformément aux lois applicables. Il peut aussi être appelé à le faire s’il croit que la divulgation est nécessaire ou appropriée pour protéger les droits, la propriété ou la sécurité du Collège ou d’autres personnes.
Le Collège peut communiquer certains renseignements personnels qu’il détient à une personne membre du personnel du Collège qui a la qualité pour le recevoir et lorsque ce renseignement est nécessaire à l’exercice de ses fonctions; par exemple, lors d’une intervention d’urgence.
Le Collège peut transférer les renseignements personnels qu’il collecte à des fournisseurs de services et à d’autres tiers qui le soutiennent (par exemple : l’Institut national de la paie ou les parties prenantes d’une entente de partenariat). Ces tiers sont contractuellement obligés de garder les renseignements personnels confidentiels de les utiliser uniquement aux fins pour lesquelles le Collège les divulgue et de traiter les renseignements personnels selon les normes énoncées dans la politique et en respect des lois.
Le Collège peut communiquer certains renseignements personnels à des fins d’étude, de recherche ou de production de statistiques sous réserve des conditions prévues par la Loi sur l’accès dont, notamment, l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée et la transmission de l’entente à la Commission d’accès à l’information trente (30) jours avant son entrée en vigueur.
Dans certaines situations, la personne responsable de la protection des renseignements personnels doit inscrire la communication dans son registre de communication des renseignements personnels.
2. Communication avec le consentement de la personne concernée
Le Collège peut communiquer à une tierce personne certains renseignements personnels qu’il détient s’il a obtenu le consentement valable de la personne concernée.
7. Témoins de connexion (Cookie)
Le Collège utilise des témoins sur son site pour faciliter la navigation, pour personnaliser son utilisation, pour des fins statistiques, pour mesurer l’audience du portail, pour comprendre l’utilisation qu’en font ses utilisateurs et pour bonifier leur expérience grâce à une navigation plus intuitive. Les renseignements sont conservés au Canada. Ces renseignements peuvent être communiqués à des tiers en cas d’obligation légale ou lorsque ces derniers traitent les données pour son compte. Ces renseignements sont, notamment : les pages consultées, la date, l’heure, la durée et la fréquence des visites ainsi que les liens utilisés, le type de système d’exploitation de l’ordinateur ainsi que la langue de celui-ci. Le nom du fournisseur de services Internet et la position géographique (la région) font aussi partie des renseignements collectés. L’adresse IP est également recueillie, mais elle est anonymisée (c.-à-d. tronquée) afin d’assurer la confidentialité des renseignements et d’empêcher que l’identité d’un internaute soit connue au moyen de celle-ci.
La personne utilisatrice peut configurer son navigateur pour bloquer les témoins en paramétrant son navigateur Internet, mais cela pourrait affecter l’expérience et limiter l’accès à certaines fonctionnalités. Il est possible en tout temps de détruire les témoins en effaçant l’historique de navigation.
En utilisant le site Web du Collège, la personne utilisatrice accepte que celui-ci dépose des témoins sur son appareil.
8. Protection des renseignements personnels
1. Protection
Le Collège a mis en place des mesures de sécurité physiques, organisationnelles, contractuelles et technologiques appropriées et raisonnables afin de protéger les renseignements personnels de la personne utilisatrice contre la perte ou le vol et contre l’accès, la divulgation, la copie, l’utilisation ou la modification non autorisés par la loi ou contraires à ses règles encadrant la gouvernance à l’égard de la protection des renseignements personnels.
Le Collège a pris des mesures pour faire en sorte que seuls les membres du personnel qui doivent absolument avoir accès aux renseignements personnels dans le cadre de leurs fonctions soient autorisés à y accéder. Les personnes qui travaillent pour le Collège ou en son nom doivent, notamment : fournir des efforts raisonnables pour minimiser le risque de divulgation non intentionnelle de renseignements personnels, prendre des précautions particulières pour s’assurer que les renseignements personnels ne sont pas surveillés, entendus, consultés ou perdus lorsqu’elles travaillent dans des locaux autres que les bureaux du Collège et prendre des mesures raisonnables pour protéger les renseignements personnels lorsqu’elles se déplacent d’un endroit à l’autre.
Les sous-traitants (ex. : le prestataire de service hébergeant le site Web) ayant accès aux renseignements personnels dont le Collège a la garde ou le contrôle sont informés de la présente Politique et des autres politiques et processus applicables pour assurer la sécurité et la protection des renseignements personnels. Tous les sous-traitants doivent s’engager par écrit à accepter de se conformer aux politiques, aux processus et aux lois applicables.
2. Sécurité
Le Collège prend toutes les mesures nécessaires afin que les données personnelles ne soient pas accessibles à des tiers, autres que le personnel autorisé du Collège.
Les données peuvent être stockées hors du pays. Dans ce cas, le Collège mettra tout en œuvre pour assurer un niveau de protection équivalent à celui offert pour les données stockées sur le territoire canadien et veillera notamment à ce que toutes les exigences légales applicables soient respectées, y compris celles relatives à la protection des données. Ces mesures de sécurité ne sont pas infaillibles. Ce faisant, une part de risque est toujours présente lors de l’utilisation d’Internet pour transmettre des données.
Par ailleurs, le Collège se dégage des toutes failles touchant la protection des renseignements personnels découlant des différents services, logiciels, fichiers et/ou autres applications installés sur l’appareil utilisé par la personne utilisatrice pour naviguer sur le site Web.
9. Demande d’accès ou de rectification à des renseignements personnels
La personne utilisatrice peut soumettre une demande d’accès pour connaître les renseignements personnels détenus par le Collège. Elle peut également demander à faire rectifier ces renseignements. Ces demandes peuvent se faire en communiquant avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels à l’adresse : affaires_reglementaires@collegecdi.ca.
10. Sites externes
Le site du Collège contient des liens vers des sites externes. Le Collège n’est pas responsable du contenu de ces sites ni de leurs pratiques relatives à la vie privée, et invite les personnes utilisatrices à lire leur politique de confidentialité.
11. Diffusion et mise à jour de la politique
La personne responsable de la protection des renseignements personnels s’assure de la diffusion et de la mise à jour de la Politique sur le site Web du Collège. Elle s’assure aussi de l’application et de la révision de la présente Politique.
Pour poser une question relative à la Politique ou déposer une plainte, vous pouvez communiquer avec cette personne à l’adresse courriel suivante : affaires_reglementaires@collegecdi.ca.
12. Mise en œuvre de la politique
1. Entrée en vigueur
La présente politique, dûment approuvée par le conseil d'administration, entre en vigueur à compter du 1er septembre 2023.
2. Diffusion
La présente politique est diffusée par le Collège à la communauté notamment à même son site Web et la rend disponible à toute personne qui en fait la demande.
3. Révision
Le Collège entend réviser cette politique au moins une fois tous les cinq (5) ans.