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Coordination d’événements : soyez toujours prêt!

5 mars 2010

Avoir de l'expérience dans le domaine de la coordination d'événements peut prévenir bien des désastres

Vancouver, C.-B. - Le 5 mars 2010 - Que vous ayez ou non porté l'uniforme scout, vous connaissez certainement le vieil adage « Toujours prêt! ». Cette expression s'applique parfaitement au métier de coordonnateur d'événements, car il est essentiel, dans un tel contexte, de pouvoir freiner les diverses catastrophes avant qu'elles ne surviennent.

Alors qu'il est souvent impossible de s'assurer qu'un événement se déroulera sans la moindre anicroche, ayez toujours à votre disposition des solutions pratiques à certaines complications pouvant survenir fréquemment lorsque vous organisez des soirées. À l'image du film « Garçons sans honneur », des intrus font souvent irruption lors d'un événement, surtout lors de soirées somptueuses, ce qui crée une divergence immédiate avec le nombre d'invités qui avait été fourni aux traiteurs et au personnel de bar. Quelquefois, les conditions climatiques n'en font qu'a leur tète et il pleut des cordes sur un BBQ d'été.

Avant chaque grand événement, faites une pause et prenez le temps de dresser la liste des différents désastres pouvant survenir et les mesures pour les éviter. Établissez clairement le rôle et les responsabilités de chacun des membres de l'équipe, l'horaire des fournisseurs, et si possible, faites une répétition générale de la journée à venir.

Dans l'éventualité où des invités additionnels seraient présents, faites en sorte que les traiteurs fassent circuler des hors-d'œuvre supplémentaires, ou soyez certain de pouvoir le faire à la dernière minute. Si vous avez des doutes sur les conditions météo, prévoyez des tentes ou ayez sous la main une salle disponible au cas-où.

Souvenez-vous : la plupart des catastrophes peuvent être évitées grâce à la planification, à la préparation et à l'organisation.

Le Collège CDI offre la formation permettant de lancer votre carrière dans la coordination et le management d'événements.

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